Der Start
 

 
 

3.1.  Startformalitäten

Vor die selbstständige Arbeit hat der Gesetzgeber die Bürokratie gesetzt. Bei Freiberuflern ist das noch recht harmlos: Das Finanzamt reicht zunächst. Gewerbetreibende aber müssen sich bei allen möglichen Behörden und Institutionen anmelden und registrieren lassen.

Zum Glück gehen die Ämter mit Selbstständigen inzwischen recht rücksichtsvoll um. Nichts spricht also dagegen, sich in der Startphase auf die eigene Arbeit und auf das Werben von Kunden zu konzentrieren, oder auch während des Studiums oder neben einer Angestelltentätigkeit die selbstständige Tätigkeit mit ersten kleinen Aufträgen ohne große Formalitäten auszuprobieren. Wer eine Anmeldung versäumt, wird in der Regel erst mal freundlich darauf aufmerksam gemacht. Wer sich allerdings auch dann nicht rührt, muss mit Problemen rechnen.

 
3.1.0.1.  Statusklärung

Entscheidend für den Umfang der Bürokratie in der Startphase ist die Frage, ob es sich bei der angestrebten Tätigkeit um einen freien Beruf, ein Gewerbe oder ein Handwerk handelt. Das letzte Wort spricht hier das Finanzamt. Wer also Zweifel an seinem Status hat, sollte seinen Fall zuerst mit dem Finanzamt klären. Dessen Einstufung ist dann auch für die anderen Behörden maßgebend (mit Ausnahme der Krankenkassen).

Je nach Status können für E-Lancer folgende Formalitäten erforderlich werden:

 
3.1.0.2.  Gewerbeanmeldung

Wer gewerblich tätig werden will, muss dies seiner Gemeinde (oder dem Landkreis) melden. Für freie Berufe ist eine Gewerbeanmeldung nicht erforderlich, wohl aber für Kleingewerbetreibende. Zuständig ist in der Regel das Ordnungsamt; manche Kommunalverwaltungen haben auch ein eigenes Gewerbeamt.

Das Formular für die Gewerbeanmeldung, das viele Gemeinden inzwischen zum Download im Internet anbieten, enthält keine besonderen Fußangeln. Wer es bei seiner Heimatgemeinde nicht findet, kann es sich z.B. auf dem Formularserver der Stadt Hannover anschauen. Die Anmeldegebühr liegt meist bei etwa 25 € – in manchen Gemeinden reichen schon 15, andere verlangen bis zu 75 €.

Eine besondere Genehmigung ist für die hier in Frage kommenden Berufe nicht erforderlich. Wer allerdings einen Handwerksbetrieb aufmachen will, wozu manche Innungen bereits den Hardware-Händler mit Reparaturservice zählen, muss besondere Voraussetzungen erfüllen, die er bei Bedarf bei der Handwerkskammer erfragen kann. Ausländische Staatsangehörige, die nicht aus der EU kommen, brauchen eine spezielle Aufenthaltsgenehmigung der zuständigen Ausländerbehörde.

Nach den Buchstaben des Gesetzes muss die Gewerbeanmeldung bereits erfolgen, "wenn der Gedanke einer gewerblichen Tätigkeit im Kopf reift". Allerdings gilt eine Tätigkeit erst dann als gewerblich, wenn sie

  • selbstständig
  • mit Gewinnerzielungsabsicht und
  • nachhaltig

ausgeübt wird. Wer ehrenamtlich für seinen Turnverein eine Web-Site bastelt, als Studentin mal gegen – auch sehr gute – Bezahlung ein einzelnes Programm schreibt oder als Angestellter mal nebenbei austesten will, ob sich so eine selbstständige Arbeit überhaupt rechnet, übt noch kein Gewerbe aus. Erst wer sich entscheidet, diesen Job dauerhaft zu machen, muss ein Gewerbe anmelden. Und zwar sofort.

Auf den Umfang der Tätigkeit kommt es dabei nicht an: Ein Gewerbe kann auch nebenberuflich ausgeübt werden. Auch die Studentin muss ein Gewerbe anmelden, sobald aus ihrem einmaligen Auftrag eine dauerhafte Nebentätigkeit wird.

Als Beginn der gewerblichen Tätigkeit werten die Behörden nicht erst die offizielle Geschäftseröffnung, sondern den Zeitpunkt, an dem z.B. ein Büro gemietet oder erste Ausstattung gekauft wurde. Spätestens zu diesem Termin muss das Gewerbe angemeldet werden.

Wer die Anmeldung vergisst, bekommt in der Regel irgendwann einen Hinweis seitens der Gemeinde, dass er doch bitteschön sein Gewerbe mal anmelden solle. Wer auch darauf nicht reagiert, muss mit einem Bußgeld rechnen, das zunächst um die 250 € liegt und bei penetranter Nicht-Beachtung der Mahnungen auf bis zu 1.000 € gesteigert werden kann.

Wer gleich als Personengesellschaft (GbR oder OHG) startet, muss für jeden Gesellschafter eine eigene Anmeldung abgeben. Wer später die Gesellschaftsform ändert, sein Geschäftsfeld erweitert, zusätzliche Betriebsstätten eröffnet oder seinen Laden dicht macht, muss die Änderung des Gewerbes ebenfalls melden bzw. das Gewerbe abmelden.

Die Gewerbeanmeldung wird von der Kommune automatisch an weitere Behörden weitergeleitet, z.B. an

  • die Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer,
  • das Gewerbeaufsichtsamt,
  • die Arbeitsagentur,
  • die Berufsgenossenschaften,
  • die Allgemeine Ortskrankenkasse (AOK) und
  • das Finanzamt.

Mit diesen Behörden braucht man also nicht mehr selbst Kontakt aufzunehmen – sie melden sich selbst in absehbarer Zeit.

 
3.1.0.3.  Finanzamt

Wer Geld verdient, egal aus welchen Quellen, muss das dem Finanzamt mitteilen. Das macht man üblicherweise mit der Steuererklärung im Jahr nach dem Geldeingang.

Da der Staat bei neu gegründeten Unternehmen aber so lange nicht auf die ersten Steuern warten möchte, meldet das Ordnungsamt jede Gewerbeanmeldung sofort an das Finanzamt weiter. Wer sich als Freiberufler selbstständig macht und deshalb kein Gewerbe anzumelden braucht, muss sich innerhalb des nächsten Monats selbst beim Finanzamt melden – dazu reicht ein formloser Brief oder ein Anruf. Zuständig ist das Finanzamt des Bezirks, in dem sich die Betriebsstätte (wenn es außerhalb der Wohnung keine gibt: der Wohnsitz) befindet. Das Finanzamt schickt in beiden Fällen dann einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, in dem Angaben zur Tätigkeit und zu den erwarteten Einkünften und Umsätzen gemacht werden müssen.

All diese Angaben haben Folgen:

  • Nach den Angaben zur Tätigkeit entscheidet das Finanzamt, ob sie (vorläufig) als gewerbliche oder freiberufliche eingestuft wird, d.h. ob sie gewerbesteuerpflichtig ist.
  • Nach den Angaben zum erwarteten Gewinn entscheidet sich, wie viel Geld das Finanzamt als vierteljährliche Einkommen- und Gewerbesteuervorauszahlung verlangt. Es sollte sich niemand genieren, hier eine Null einzusetzen – das ist bei neu gegründeten Betrieben im ersten Jahr durchaus normal. Und wer sich das selber nicht glaubt: Auch bei einem Jahresgewinn von 7.664 € wird im Jahre 2007 noch keine Steuer fällig.
  • Nach den Angaben zum erwarteten Umsatz entscheidet sich, wie oft die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden muss, ob die Umsatzsteuer nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten gezahlt werden muss oder ob die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer in Frage kommt. Wer diese Befreiung nicht will, kreuzt das Kästchen vor "Auf die Anwendung des § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz wird verzichtet" an.

Weitere Probleme enthält der Fragebogen nicht. Von Firmen mit Angestellten will das Finanzamt wissen, wo die Lohnkonten geführt werden und wie oft die Lohnsteuer-Anmeldungen abgegeben werden. Maßgeblich ist hier die auf das Jahr hochgerechnete Lohnsteuer des ersten Betriebsmonats.

Wer später für seine Firma im EU-Ausland einkaufen will, kann durch ein Kreuzchen auf diesem Fragebogen auch gleich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen, die ihn für solche Fälle von der (ausländischen) Umsatzsteuer befreit.

Wer sich den Fragenbogen vorab anschauen möchte: Er kann zum Beispiel auf der Internetseite der Oberfinanzdirektion Hannover heruntergeladen werden (unter "Betriebseröffnung / Anmeldung eines Einzelunternehmens / einer Personengesellschaft").

Nach Abgabe des Fragebogen teilt das Finanzamt dem neuen Unternehmen eine Steuernummer zu, die auf allen Rechnungen angegeben werden muss, auf denen Mehrwertsteuer ausgewiesen ist.

Gegen Freiberufler, die die Monatsfrist zur Anmeldung beim Finanzamt versäumen, kann theoretisch ein Zwangsgeld verhängt werden. Passiert aber in der Regel nicht. Spätestens die Steuererklärungen im folgenden Jahr müssen dann aber pünktlich eingehen. Sonst kann es richtig teuer werden.

Zudem kann eine frühzeitige Anmeldung beim Finanzamt die Liquidität auch verbessern: Wer gleich zu Anfang hoch investiert, kann sich sofort per Umsatzsteuervoranmeldung die Vorsteuer aus seinen Investitionen vom Finanzamt zurückholen.

 
3.1.0.4.  Industrie- und Handelskammer

Die Industrie- und Handelskammern (IHK) sind die gesetzlich vorgeschriebenen Interessenvertretungen der Industrie und des Handels, wozu auch die meisten Dienstleister zählen. Für das Handwerk gibt es die Handwerkskammern; Kammern für freie Berufe gibt es im IT-Bereich noch nicht.

Alle Gewerbetreibenden, d.h. auch die Kleingewerbetreibenden, nicht aber die freien Berufe, sind Pflichtmitglieder in der regionalen IHK. Die IHK wird vom Ordnungsamt von der Gewerbeanmeldung informiert; ein Schreiben zur Mitgliedschaft wird bald danach im Briefkasten liegen. Wenn die IHK gut ist, liegt gleich ein brauchbares Info- und Servicepaket dabei.

Zu den Aufgaben der IHK gehört es, ihre Mitglieder zu beraten, insbesondere in Fragen der Existenzgründung. Manche IHK ist da bares Geld wert, manche engagiert sich sehr in den neuen Technologien. Außerdem führen die Kammern Weiterbildungsseminare durch und informieren zu Fragen wie Steuern, Wettbewerbsrecht oder AGB-Recht. Zu diesem Themen haben manche IHK auch gut ausgebaute Internet-Angebote.

Ob die eigene IHK zu den engagierteren gehört, lässt sich nur durch einen Besuch herausfinden. Auch wenn man noch gar nicht Mitglied ist. Vor allem wer auf der Suche nach Existenzgründer-Darlehen, -Seminaren oder -Beratungen ist, sollte einen solchen Besuch keinesfalls unterlassen. Dazu zahlt man schließlich Beitrag.

Denn die IHK-Mitgliedschaft ist nicht umsonst. Die Jahresbeiträge sind von IHK zu IHK verschieden und bewegen sich je nach Betriebsgröße zwischen 25 und 500 €. Kleinunternehmer mit einem Gewerbeertrag bis 5.200 € sind per Gesetz beitragsfrei; darüber beträgt der Mindestbeitrag z.B. bei der IHK Hannover, die sich selbst zu den billigsten zählt, 25 €; bei 50.000 € Gewinn werden schon 135 € Jahresbeitrag fällig. Dazu kommt noch eine kleine Umlage; die Dienstleistungen der IHK kosten meist auch noch mal extra.

 
3.1.0.5.  Handelsregister

Um unliebsame Überraschungen mit Unternehmen zu vermeiden, deren interne Verhältnisse von außen nicht ohne weiteres zu durchschauen sind, gibt es bei jedem Amtsgericht ein Handelsregister. Dort müssen sich alle Kaufleute und alle Kapitalgesellschaften mit allen relevanten Daten der Firma eintragen lassen; für Partnerschaftsgesellschaften gibt es ein gesondertes Partnerschaftsregister. Diese Register werden ab 2007 elektronisch geführt und bundesweit zusammengefasst und sind dann auch via Internet auf www.unternehmensregister.de öffentlich einsehbar.

Wer nicht im Handelsregister eingetragen ist, muss seinem Geschäft einen Namen geben, der schon von außen deutlich macht: Hier handelt es sich um einen Nicht-Kaufmann.

Das Handelsregister wird vom Ordnungsamt von der Gewerbeanmeldung informiert. Freiberufler brauchen sich ebensowenig eintragen zu lassen wie Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn bis zu 30.000 € und einem Jahresumsatz bis zu 500.000 €. Wer nicht gleich als GmbH starten will und seinen Umsatz und Gewinn im ersten Geschäftsjahr nicht allzu hoch schätzt, kann mit der Handelsregistereintragung also erstmal warten.

Eine freiwillige Eintragung ist jedoch jederzeit möglich – auch für Freiberufler und Kleingewerbetreibende. Das sollte man sich freilich genau überlegen. Denn das Recht, sich einen Phantasie-Firmennamen zulegen zu dürfen, erkauft man sich mit den vollen "Pflichten eines ordentlichen Kaufmanns": Wer im Handelsregister eingetragen ist, muss auch eine doppelte Buchführung machen und eine Bilanz erstellen.

Außerdem ist eine Handelsregister-Eintragung nicht billig: Sie kann nur über einen Notar vorgenommen werden.

 
3.1.0.6.  Meldepflichten für Arbeitgeber

Wer Angestellte beschäftigen will, muss einigen weiteren Pflichten nachkommen:

  • Jeder Betrieb, der Angestellte beschäftigt, benötigt eine Betriebsnummer von der Arbeitsagentur, die für die Sozialversicherung von Bedeutung ist. Außerdem bekommt man von der Arbeitsagentur ein "Schlüsselverzeichnis" der versicherungspflichtigen Tätigkeiten, die wiederum für die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft maßgeblich sind. Die Arbeitsagentur wird vom Ordnungsamt von der Gewerbeanmeldung informiert; Freiberufler müssen sich selber melden.
  • Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft, die für nahezu alle E-Lancer zuständig ist, kennt zwar keine Pflichtmitgliedschaft für Unternehmer, wohl aber müssen hier sämtliche Angestellten gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten versichert werden. Die Berufsgenossenschaft wird vom Ordnungsamt von der Gewerbeanmeldung informiert und kommt mit allen weiteren Fragen auf die Gründerin zu; Freiberufler müssen sich selber melden. Außerdem ist eine freiwillige Mitgliedschaft für die Unternehmerin durchaus erwägenswert; in bestimmten Berufe sindSelbstständige sogar Pflichtmitglied in einer Berufsgenossenschaft.
  • Eine Betriebsnummer gibt es auch von der Allgemeinen Ortskrankenkasse (AOK), die ebenfalls vom Ordnungsamt von der Gewerbeanmeldung informiert wird. Außerdem müssen alle versicherungspflichtigen Arbeitnehmer spätestens 14 Tage nach Arbeitsbeginn der AOK bzw. der Ersatz- oder Betriebskrankenkasse ihrer Wahl, die geringfügig Beschäftigten der Bundesknappschaft gemeldet werden.

 
3.1.0.7.  Was außerdem noch zu empfehlen ist

Niemand sollte sich durch die vielen Meldepflichten davon abhalten lassen, ein paar weitere Akte im eigenen Interesse vorzunehmen:

  • Wer selbstständig arbeitet, braucht eine Krankenversicherung. Die Altersvorsorge kann noch ein paar Tage warten, die lange Krankheit aber kann schon morgen eintreten! Also kümmert euch da gleich drum. Die studentische Krankenversicherung ist in der Regel nicht mehr zuständig, wenn ihr regelmäßig mehr als 20 Stunden pro Woche selbstständig arbeitet. Und auch die Familienversicherung über die Eltern oder den Ehepartner zahlt nicht mehr, wenn sie irgendwie erfährt, dass ihr selbst mehr als 350 € (im Osten 300) im Monat verdient.
  • Wer selbstständig arbeitet, braucht eine Interessenvertretung, die ihn zumindest mit aktuellen Informationen aus dem Berufsfeld versorgt, Rechtsschutz übernimmt und vielleicht auch preiswerte berufsspezifische Versicherungen anbietet. Für was für eine Organisation man sich da entscheidet, ist Geschmackssache. Die Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft ver.di, die für Freie im Kunst- und Medienbereich schon seit Jahren als Interessenvertretung unübertroffen ist, wird zunehmend auch für E-Lancer tätig.
  • Wer künstlerisch oder publizistisch tätig ist, muss sich so schnell wie möglich bei der zuständigen Verwertungsgesellschaft melden. Dort gibt es Geld umsonst – aber nicht rückwirkend!

 

 

[ Letzte Änderung: 24. Juni 2007]
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