Das GeschäftAnbieten und Abrechnen
 

 
 

4.1.1.  Von der Kalkulation bis zum Vertrag

Vor allem Systemanalytiker, Programmiererinnen und Web-Designer sind häufig mit Auftraggebern konfrontiert, die erst im Laufe der Auftragsbearbeitung lernen, was sie alles bekommen könnten, und die diesem Lernprozess entsprechend immer neue Änderungswünsche äußern.

Wer hier nicht klar definierte Produkte (z.B. eine bereits vorhandene Software) oder Leistungen (z.B. einen journalistischen Text bestimmter Länge) verkauft, tut gut daran, sich mit dem endgültigen Angebot sehr viel Zeit zu lassen und gemeinsam mit dem Kunden in mehreren Konkretisierungsstufen zu erarbeiten, was der denn eigentlich haben will.

Beim Web-Design für Privatkunden und kleine Gewerbetreibende, die noch nicht viel Ahnung vom Internet haben, ist damit zu rechnen, dass sie immer neue Begehrlichkeiten entwickeln, je besser sie die Möglichkeiten von HTML, Java, PHP & Co. kennen lernen. Da sollte man viel Zeit darauf verwenden, dem Kunden erst mal anhand konkreter Beispiele zu zeigen, was im Netz alles möglich ist, und zu besprechen, was für ihn sinnvoll ist. Erst danach kann man ein konkretes Angebot machen, das vor allem eine sehr präzise Leistungsbeschreibung enthalten muss, damit der Kunde selbst einschätzen kann, welche von seinen Sonderwünschen zusätzliche Kosten verursachen.

Wer für Unternehmen Datenbanken programmiert, EDV-Systeme analysiert oder entwickelt, ist häufig mit der Erscheinung konfrontiert, dass sein System und die Organisationsabläufe im Unternehmen erst mal aufeinander abgestimmt werden müssen, was viel unvorhergesehenen Zeit- und Abstimmungsaufwand mit sich bringen kann. Oder es stellt sich heraus, dass das Unternehmen Vorleistungen erbringen muss, die viel Zeit brauchen, während derer das Projekt brach liegt. Nicht selten bewirkt auch ein Personalwechsel beim Kunden, dass sich die Anforderungen grundlegend verändern.

Wichtig ist bei solchen Projekten, das die E-Lancerin weiß, dass neben der eigentlichen Arbeit ein großer Beratungsaufwand auf sie zukommt, und dass sie diesen Aufwand in die Kalkulation einbezieht. Ihr Angebot muss sicherstellen, dass einerseits nicht sie am Ende unbezahlte Arbeit leisten muss, andererseits der Kunde aber auch nicht von Geldforderungen überrascht wird, mit denen er nicht gerechnet hatte. Denn auch wenn diese Forderungen berechtigt sind: Ein verärgerter Kunde ist ein verlorener Kunde.

 
4.1.1.1.  Festpreis oder Bezahlung nach Aufwand?

Die Gretchenfrage bei jedem Angebot ist: Biete ich zum Festpreis oder nach Aufwand an?

Der Festpreis ist die kundenfreundliche Variante: Der Kunde weiß vorher, was er am Ende zu bezahlen hat; eventuelle Fehlkalkulationen, aber auch unvorhersehbare Komplikationen gehen – sofern sie nicht durch Sonderwünsche des Kunden verursacht wurden – voll zu Lasten des E-Lancers.

Wenn sie vernünftig kalkuliert und überschaubar sind, sind solche Festpreis-Aufträge aber auch für die E-Lancerin optimal: Sie braucht keine detaillierten Aufzeichnungen und Abrechnungen zu machen; sie weiß, wann sie mit wieviel Geld rechnen kann, und wenn sie gut und zügig arbeitet, kann sie einen höheren Stundensatz erzielen als eigentlich kalkuliert – und der Kunde ist trotzdem zufrieden.

Aufträge zum Festpreis bieten sich überall dort an, wo es um Standardleistungen geht, die sich halbwegs präzise beschreiben lassen. Wichtig ist hier, dass der Auftrag und alle Rahmenbedingungen umfassend und bis ins Detail beschrieben werden, so dass es später keinen Streit darum geben kann, ob nachträglich vom Kunden gewünschte Änderungen oder Ergänzungen im Preis enthalten sind oder zusätzlich bezahlt werden müssen.

Zu einer solchen Beschreibung gehört folgende Punkte:

  • Welche Vorleistungen muss der Kunde erbringen?
  • Welche Leistungen sind im Festpreis enthalten?
  • Welche Rechte (z.B. Nutzungsrechte) erwirbt der Kunde für den Festpreis, welche muss er zusätzlich bezahlen?
  • Welcher sonstige Aufwand ist im Festpreis enthalten (z.B. wie viele Besprechungen, Dienstreisen, Spesen)?
  • Welche Kosten werden zusätzlich in Rechnung gestellt (z.B. Reisekosten – zu welchem Satz)?
  • Mit welchem Stundensatz werden Leistungen berechnet, die auf Wunsch des Kunden zusätzlich zum definierten Aufwand nötig werden?

Außerdem sollte das Angebot zur Sicherheit eine Aussage darüber enthalten, wie die erbrachten Leistungen abgerechnet werden, wenn das Projekt durch Verschulden des Kunden nicht zu Ende geführt werden kann – z.B. weil er seine Vorleistungen nicht erbracht hat.

Die Abrechnung nach Aufwand ist die E-Lancer-freundliche Variante: Der E-Lancer weiß vorher, zu welchem Stundensatz er den Auftrag abwickeln kann. Das Risiko einer eventuellen Fehlkalkulation, aber auch unvorhergesehene Komplikationen gehen – sofern der E-Lancer sie nicht verschuldet hat – voll zu Lasten des Kunden.

Aber auch für die E-Lancerin birgt eine Abrechnung nach Aufwand Tücken: Jeder Kunde wird vorher wissen wollen, wie viele Stunden denn ungefähr anfallen. Auch wenn sie da keine verbindliche Auskunft gibt: Liegt der Aufwand am Ende deutlich höher, ist der Kunde verärgert und sucht sich für den nächsten Auftrag jemand anderen.

Eine Abrechnung nach Zeitaufwand ist überall dort angebracht, wo sich der Aufwand oder gar der genaue Umfang des Auftrages zu Beginn nicht absehen lässt. Das können umfangreichere Web-Site-Projekte sein, vor allem aber Aufträge in Bereichen wie IT-Beratung, Systemanalyse oder Systementwicklung.

Auch die Abrechnung nach Zeitaufwand erfordert einige Präzisierungen. Zu einem solchen Angebot gehören z.B. Aussagen zu folgenden Punkten:

  • Erfolgt die Abrechnung tage- oder stundenweise?
  • Sind bei einer Abrechnung nach Tagen Kalender- oder 8-Stunden-Tage gemeint?
  • Werden notwendige Reisezeiten und Besprechungstermine voll, teilweise oder gar nicht berechnet?
  • Welche Kosten werden zusätzlich abgerechnet (z.B. Materialaufwand oder Reisespesen – zu welchem Satz)?
  • Welche Rechte (z.B. Nutzungsrechte) erwirbt der Kunde mit dem vereinbarten Stundensatz, welche muss er zusätzlich bezahlen?

Um bei einer Bezahlung nach Zeitaufwand die Kosten für den Kunden überschaubar zu halten, empfiehlt sich zur Abrechnung eine Mischform: Durchaus üblich ist es bei solchen Projekten, dass der Kunde den Auftrag jeweils nur für ein bestimmtes Stundenkontingent erteilt. Sind diese Stunden verbraucht, können Kunde und E-Lancerin erst mal gemeinsam resümieren, wie das Projekt vorangekommen ist, wo es hapert und welche Änderungen sinnvoll sind, bevor das nächste Stundenkontingent in Auftrag gegeben wird.

 
4.1.1.2.  Die Kalkulation

Nie sind E-Lancer so allein, wie wenn sie einen Preis kalkulieren müssen für einen Auftrag, dessen Aufwand sie noch nicht so recht einschätzen können. Bevor man damit anfängt, sollte man sich drei Grundregeln einprägen:

Die erste heißt: Nehmt euch Zeit zum Nachdenken. Antwortet niemals spontan auf die Frage eines Kunden, was das denn "so ungefähr" kosten würde. Die Erfahrung zeigt, dass spontan genannte Preise immer zu niedrig sind. Wenn es ein vernünftiger Kunde ist, wird er verstehen, dass ihr ein bisschen Zeit braucht, um das in Ruhe zu kalkulieren. Das sollten mindestens 24 Stunden sein, damit man wenigstens eine Nacht drüber schlafen kann.

Wer erst wenig Erfahrung und keine festen Preise hat, braucht diese Zeit tatsächlich. Am besten, ihr versucht dann, euch dem Preis auf mehreren Wegen zu nähern und viele Fragen zu stellen wie:

  • In welcher Spanne bewegen sich die marktüblichen Preise für einen solchen Auftrag?
  • Wie hoch schätze ich den Zeitaufwand ein? Welchen Stundensatz will ich erzielen? Welche Sachkosten entstehen? Welchen Endpreis ergäbe das unter dem Strich?
  • Soll es ein günstiges "Einführungsangebot" sein oder eine Klarstellung, dass gute Arbeit gutes Geld kostet?
  • Sind Folgeaufträge zu erwarten, die einen Teil meines Aufwandes – z.B. weiterverwendbare Programmmodule – mitfinanzieren können?
  • Kenne ich Preise von anderen für solche Aufträge?

Wenn es ein ganz schwieriger Fall ist, fragt man noch mal eine erfahrene Kollegin um Rat, geht mit seinen Wünschen ein paar Tage schwanger und wartet darauf, dass sich all diese Zahlen im Kopf zu einem Preis zurechtrütteln.

Die zweite Grundregel heißt: Jeder Auftrag dauert länger als kalkuliert. Es ist also durchaus vernünftig, auf den so "ermittelten" Wunschpreis noch mal ordentlich was draufzuschlagen. Man muss ja nicht gleich in die nächste "Dimension" gehen, wie das manche empfehlen: Wer den Aufwand auf 3 Tage schätzt, sollte danach mit 3 Wochen kalkulieren, wer 3 Wochen veranschlagt, drei Monate usw.

Und weil an dieser Stelle viele dann doch zusammenzucken, weil sie meinen, das Angebot sei viel zu teuer, und fürchten, da könnte der Kunde gleich abspringen, sei noch eine dritte Regel genannt: Über Angebote kann man reden.

Zumindest bei Geschäftskunden habe ich noch nie gehört, dass sie eine Geschäftsverbindung abgebrochen haben, weil ein Angebot zu hoch war. Wenn sie es zu hoch finden, werden sie das zum Ausdruck bringen – dann kann man verhandeln. Dazu sind Vertragsgespräche da. Wer aber die Vertragsverhandlung quasi mit sich selbst führt und gleich mit einem niedrigeren Angebot in die Verhandlung geht, verschenkt nur allzu oft Geld. Denn in der Regel sind die Angebote zu niedrig.

Um dafür ein Gefühl zu bekommen, sollte man jedes Angebot doppelt kontrollieren:

  • Zum einen im Vertragsgespräch: Wie reagiert der Kunde? Wenn er zu meinem Preis einfach "in Ordnung" sagt, dann gab es noch Spielraum nach oben. Und das ist die Regel. Ich gestehe: Ich selbst habe sechs Jahre selbstständiger Arbeit (im Journalismus) gebraucht, bis ich zum ersten von einem Redakteur auf eine Honorarforderung den Satz gehört habe: "Da muss ich erst mal nachfragen." (Nach der Nachfrage hat er Ja gesagt. War also immer noch zu wenig.)
  • Zum zweiten während des Auftrages: Ich führe auch bei Festpreis-Aufträgen immer Stundenzettel – nur für mich selbst, um am Ende überprüfen zu können, ob meine eigenen Vorgaben realistisch waren, und um für künftige Aufträge eine bessere Kalkulationsgrundlage zu haben.

 
4.1.1.3.  Das Angebot

Bin ich mit mir selbst im Reinen, welchen Preis ich verlangen will, muss ich ein Angebot formulieren. Das sollte zumindest bei größeren Aufträgen schriftlich geschehen, denn dieses Angebot wird in der Regel die Vertragsgrundlage für die gesamte Auftragsabwicklung sein und muss deshalb alle Leistungen und Preise so genau wie möglich beschreiben.

Man schreibt also: "Das am soundsovielten besprochene Projekt biete ich Ihnen wie folgt an", und erläutert dann je nach Art des Projektes folgende Punkte:

  • Inhaltliche Beschreibung des Projektes (Konzept der Web-Site, der Software; Ziele der Beratung, Rahmenbedingungen),
  • Technische Beschreibung des Projektes (bei einer Web-Site Zahl der Seiten, Grafiken, Fotos, Animationen, Eingabefenster usw.; Eigenschaften der Software – hier muss für den endgültigen Auftrag dann noch ein richtiges "Pflichtenheft" erstellt werden, usw.),
  • Leistungen der Auftragnehmerin: eine möglichst genaue Beschreibung, welche Leistungen für das Honorar erbracht werden, und zwar in Abgrenzung zu den
  • Vorleistungen des Auftraggebers: Welche Informationen muss der Auftraggeber liefern? Welche Infrastruktur, welches Material muss er zur Verfügung stellen? Welche technische Vorleistungen treffen? Welche personelle Hilfe gewährleisten?
  • Vergütung zzgl. Mehrwertsteuer,
  • Fälligkeit der Vergütung (30 Tage nach Abnahme und Rechnungstellung sind Gesetz, bei größeren Projekten sind Abschlagszahlungen üblich, z.B. 1/3 bei Auftragserteilung, 1/3 bei Lieferung der Software, 1/3 nach Abnahme. Bei Abrechnung nach Zeitaufwand ist anzugeben, zu welchen Terminen bzw. bei welchem Projektstand Zwischenrechnungen fällig werden).
  • In der Vergütung enthalten sind ... (z.B. alle Materialkosten), gesondert berechnet werden ... (z.B. Reisespesen – nach welchem Satz?)
  • Welche Zusatzleistungen müssen gegebenenfalls gesondert bezahlt werden? (Z.B. bei Festpreisaufträgen: "In der Vergütung sind drei auswärtige Besprechungstermine enthalten. Sollte der Auftraggeber weitere Termine für nötig halten, werden diese zusätzlich berechnet.")
  • Stundensatz für Zusatzleistungen (nur bei Festpreisaufträgen nötig).
  • Welche weiteren Kosten kommen auf den Auftraggeber zu (z.B. GEMA-Gebühren, Software-Lizenzen)?
  • Terminplan, und zwar nicht nur mit den eigenen Abgabeterminen, sondern auch mit allen Terminen, zu denen der Auftraggeber seine Leistungen zu erbringen hat. Dabei müssen keine festen Daten genannt werden – möglich ist auch "Sechs Monate nach Auftragsvergabe" oder "Vier Wochen, nachdem der Kunde die nötigen Vorleistungen erbracht hat." Bei größeren Aufträgen sollten man mehrere Etappen der Fertigstellung nennen.

Sofern es sich um ein Projekt handelt, mit dem Urheberrechte verbunden sind (Web-Site, Software, Datenbank, Text oder Grafik), sind außerdem folgende Angaben wichtig:

  • "Mit der vereinbarten Vergütung erwirbt der Auftraggeber folgende Rechte..." (z.B. das ausschließliche, zeitlich und räumlich unbeschränkte Nutzungsrecht an der Software; das einfache Nutzungsrecht an einem journalistischen Artikel in einer Online-Zeitung für 30 Tage), und damit nichts schiefgeht:
  • "Folgende Rechte sind nicht in der Vergütung enthalten und müssen gesondert bezahlt werden..." (z.B. das Recht, die Web-Site auf CD-ROM und als Print-Katalog zu publizieren).

Letzterer Passus ist eigentlich überflüssig, da er sich zwingend aus dem vorherigen Spiegelstrich ergibt, hilft aber, Missverständnisse beim Auftraggeber zu verhindern.

Wichtig ist bei jedem Angebot, dass der Kunde daraus eine klare Vorstellung bekommt, welche Kosten auf ihn zu kommen. Niemand sollte versuchen, sein Angebot künstlich niedrig zu halten, indem er mit einer Vielzahl von Zuschlägen und kostenpflichtigen Zusatzleistungen operiert. Wer z.B. seine Büro- und Telekommunikationskosten zusätzlich berechnet, stellt sich damit selbst die Bescheinigung aus, unseriös (oder unprofessionell) zu sein. Das mag beim ersten Mal zu höheren Einnahmen führen – beim zweiten Mal gibt es dann gar keine Einnahmen mehr. Weil der Kunde verärgert ist und keinen zweiten Auftrag mehr erteilt.

All das formuliert man präzise, aber möglichst knapp (nicht alle Punkte sind in jedem Angebot nötig) und unbürokratisch und schreibt zum Schluss etwas Nettes wie: "Ich würde dieses Projekt sehr gerne für Sie verwirklichen und würde mich freuen, wenn wir uns auf dieser Basis einigen könnten."

 
4.1.1.4.  Der Auftrag

Liegt ein so differenziertes Angebot vor, so genügt eine schriftliche Bestätigung des Auftraggebers, dass er mit dem Angebot einverstanden ist (gegebenenfalls "mit den folgenden Änderungen ..."), und die Arbeit kann losgehen.

Wo schriftliche Verträge branchenüblich sind, enthalten sie in der Regel dieselben Punkten sowie einige weitere Angaben über Haftung usw., wie sie im Kapitel "Verträge und Honorare" behandelt werden.

Aber auch wo üblicherweise nur mündliche Aufträge erteilt werden, muss man sich selbst vor dem Auftragsgespräch Klarheit verschaffen: Mit welcher Honorarforderung gehe ich in die Verhandlung? Welche Vergütung will ich durchsetzen? Wo ist die Untergrenze, bei der ich Nein sage? Wer mit nichts weiter in so ein Gespräch hineingeht als: "Mal sehen, was sie anbieten", kommt immer mit zu wenig hinaus.

Und dann muss auch über alle weiteren Bedingungen Klarheit geschaffen werden. Also mindestens darüber

  • ob wirklich ein Auftrag erteilt worden ist,
  • in welchem Umfang,
  • zu welchem Termin,
  • welche Vergütung vereinbart wurde (und zwar präzise: zuzüglich oder inklusive Mehrwertsteuer? Zuzüglich oder inklusive Spesen? Für welche Nutzungsrechte? Zahlbar wann?)

Ist das alles deutlich und für beide Seiten verständlich besprochen, wird es auch bei mündlichen Aufträgen in aller Regel keine Schwierigkeiten mit der Bezahlung geben. Damit Missverständnisse gar nicht erst aufkommen, empfiehlt es sich bei größeren mündlich erteilten Aufträgen, die Vereinbarungen kurz in einer Auftragsbestätigung niederzuschreiben ("Vielen Dank für das Gespräch am soundsovielten, dessen Inhalt ich Ihnen kurz bestätigen möchte. Wir haben vereinbart, dass ...") und dem Auftraggeber zuzuschicken. Widerspricht er nicht, ist das so gut wie ein schriftlicher Vertrag.

 

 

[ Letzte Änderung: 1. Juli 2004]
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