Das GeschäftAnbieten und Abrechnen
 

 
 

4.1.2.  Von der Fertigstellung bis zum Geldeingang

Normalerweise ist alles ganz einfach: Der Auftrag ist beendet, der Kunde ist zufrieden, die Auftragnehmerin schreibt eine Rechnung – und der Auftraggeber zahlt. So sollte es immer laufen.

Aber was, wenn der Kunde nicht zufrieden ist und nicht zahlen will? Dann gibt es wie immer mehrere Möglichkeiten:

Handelt es sich um einen Dienstvertrag, so ist die Vergütung fällig, sobald die Auftragnehmerin den vereinbarten "Dienst" geleistet hat. Ob der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist, spielt in diesem Fall überhaupt keine Rolle – es sei denn, die Auftragnehmerin hat ihre Vertragspflichten verletzt.

Handelt es sich dagegen um einen Werkvertrag, so wird es komplizierter. In diesem Fall wird die Vergütung erst fällig, wenn das vereinbarte Werk tatsächlich geliefert wurde – und zwar so, wie im Vertrag beschrieben, und ohne größere Mängel. Das muss der Kunde im Zweifelsfall durch die Abnahme bestätigen. Erst wenn die Abnahme erfolgt (und die Rechnung geschrieben) ist, ist die Vergütung fällig.

 
4.1.2.1.  Die Abnahme

Weil es um die Abnahme immer wieder Streit gegeben hat, der oft dazu führte, dass vor allem Bauunternehmen jahrelang auf ihr wohlverdientes Geld warten mussten, wurden kürzlich die entsprechenden Bestimmungen im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 640 ff.) verschärft. Seither gilt:

  • Als Mängel sind bei einem Werkvertrag nur handwerkliche Mängel und Abweichungen vom Vertrag, nicht aber Geschmacksfragen relevant. Ein handwerklicher Mangel liegt vor, wenn die Software nicht läuft oder die Links auf der Web-Site nicht funktionieren; eine Abweichung vom Vertrag liegt vor, wenn die Web-Site statt der vereinbarten 50 nur 20 Seiten hat. Das muss der Auftragnehmer nachbessern. Findet der Kunde die Web-Site dagegen nur "grafisch misslungen", so hat das keinerlei rechtliche Konsequenzen: Er kann weder eine Nachbesserung verlangen noch die Abnahme verweigern.
  • Ist das Werk im Wesentlichen frei von Mängeln, so ist der Kunde zur Abnahme verpflichtet. Bei größeren Software-Projekten oder in anderen heiklen Fällen sollte er die Abnahme schriftlich erklären; ein Text gilt schon als abgenommen, wenn der Kunde ihn druckt oder ins Netz stellt.
  • Hat das Werk nur unwesentliche Mängel, so muss der Kunde es nach § 640 BGB trotzdem abnehmen. Bis diese Mängel behoben sind, darf er jedoch einen Teil der Vergütung einbehalten – maximal das Dreifache des für die Nachbesserung erforderlichen Betrages.
  • Weigert sich der Kunde, das Werk abzunehmen, so kann der E-Lancer ihm eine angemessene Frist setzen. Sofern das Werk nur unwesentliche Mängel hat, gilt es nach Fristablauf als abgenommen. Das heißt, die E-Lancerin kann die Rechnung schreiben, auf die nach 30 Tagen Zinsen fällig werden.
  • Können sich beide Seiten nicht einigen, ob das Werk wirklich abnahmereif ist, können sie einen Gutachter einschalten. Wer an diesem Punkt angelangt ist, sollte seine Berufskammer bzw. die IHK um Hilfe bitten – das Verfahren wird deshalb hier nicht weiter ausgebreitet.

 
4.1.2.2.  Die Rechnung

Wenn in einem Dienstvertrag die Dienstleistung erbracht und in einem Werkvertrag das Werk abgenommen ist, kann endlich die Rechnung geschrieben werden. Wo die Auftragsmodalitäten wirklich klar sind, ist das Schreiben von Rechnungen nicht mehr schwer: Man berechnet einfach das, was vereinbart war.

Also: "Für die Erstellung Ihrer Web-Site berechne ich Ihnen wie vereinbart..." Folgt die vereinbarte Vergütung, gegebenenfalls zuzüglich Zusatzleistungen und Spesen.

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, führt alle Fremdleistungen (z.B. Material, das er anderswo gekauft hat, oder die Bahnfahrkarten) mit dem Nettopreis auf, rechnet also vorher die Mehrwertsteuer heraus. Nur die Pkw-Pauschale von 30 Cent pro Kilometer und eventuelle Verpflegungspauschalen werden voll angesetzt. Dann wird alles zusammengezählt, und auf den Endpreis werden – als gesonderter Betrag ausgewiesen – 7 bzw. 19% Mehrwertsteuer aufgeschlagen.

Dabei gilt der Grundsatz: "Die Nebenleistung teilt das Schicksal der Hauptleistung." Wer für seine Hauptleistung nur 7% Mehrwertsteuer zu berechnen braucht, kann diesen Satz auch auf "nebensächliche" Nebenleistungen (z.B. Kilometergeld, Versandkosten) anwenden.

Spätestens seit dem 1.7.2004 müssen auf einer ordnungsgemäßen Rechnung von Selbstständigen außerdem folgende Angaben stehen:

  • der Name und die volle Adresse des Ausstellers,
  • der Name und die volle Adresse der Empfängerin,
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • das Rechnungsdatum,
  • eine (fortlaufende) Rechnungsnummer,
  • das Datum der Leistung (bzw. Lieferung), auch wenn es dasselbe ist wie das Rechnungsdatum,
  • bei Rechnungen mit Mehrwertsteuer der Mehrwertsteuersatz und der Mehrwertsteuerbetrag,
  • bei Rechnungen ohne Mehrwertsteuer eine Begründung für die Steuerbefreiung (z.B. "umsatzsteuerbefreit als Kleinunternehmer" oder bei Lehrkräften "umsatzsteuerfrei nach 4 Nr. 21 UStG").
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 100 Euro (ab 1.1.2007: 150 €) können die Adresse der Empfängerin, Steuernummern, Rechnungsnummer und Mehrwertsteuerbetrag entfallen. Eine elektronische Übermittlung von Rechnungen ist nur mit einer elektronischen Signatur erlaubt - der einfache Rechnungsversand per E-Mail ist also nicht mehr zulässig.

Eine Zahlungsfrist braucht man nicht zu nennen. Nach BGB ist die Zahlung sofort fällig – ob man es auf die Rechnung schreibt oder nicht. Und da klingt "Für einen gelegentlichen Ausgleich der Rechnung bedanke ich mich schon jetzt" doch irgendwie freundlicher als ein barsches "Zahlbar sofort".

Auf Rechnungen Skonto bei sofortiger Bezahlung einzuräumen ist im Bereich von E-Lancern unüblich. Wer ganz dringend Geld braucht, sollte lieber mal nett mit dem Auftraggeber über eine Abschlagszahlung reden. Das ist billiger und bringt im Zweifelsfall mehr.

Rechnungen sind meist unpersönlich. Legt also ruhig ein persönliches Anschreiben bei. Das freut den anderen.

 
4.1.2.3.  Wenn der Kunde nicht zahlt

Leider gibt's auch das: Kunden, die nicht zahlen. Solange es da nicht um größere Summen und offensichtliche Betrügereien geht, empfehle ich, die Finger von kostenpflichtigen Mahnverfahren oder gar gerichtlichen Auseinandersetzungen zu lassen. Ruft erst mal an und erkundigt euch, was los ist. Oder schreibt eine freundliche Zahlungserinnerung mit dem Tenor "vermutlich haben Sie übersehen..." ohne das böse Wort "Mahnung", ohne Fristsetzung. Meist ist die Sache damit schon geklärt – ohne die Verstimmung, die eine förmliche Mahnung hervorrufen kann.

Der Rest bleibt dem Fingerspitzengefühl überlassen. Nach dem "Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen" kommt heute jeder Kunde 30 Tage, nachdem eine Forderung fällig geworden und die Rechnung zugegangen ist, automatisch "in Verzug". Das bedeutet: Von diesem Tag an kann man ihm Verzugszinsen berechnen, von diesem Tag kann man ihn verklagen oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Mahnungen sind dazu nach dem neuen § 286 BGB nicht mehr nötig, nicht einmal die oben genannte Zahlungserinnerung.

Ein solches Vorgehen dürfte freilich zur Folge haben, dass man den Kunden los ist. Wenn das nicht sowieso schon der Fall ist oder der Kunde ganz offensichtlich nicht zahlen will, sollte man ihm mit einer förmlichen Mahnung noch mal eine Chance geben. Und ihn dabei deutlich darauf hinweisen, dass man laut § 288 Abs. 2 BGB das Recht hätte, ab dem 31. Tag nach Zugang der Rechnung Verzugszinsen in Höhe von acht Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu verlangen. ("Für Rechtsgeschäfte, an denen ein Verbraucher beteiligt ist", liegen die gesetzlichen Verzugszinsen nur fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz - und das auch nur, wenn es im Vertrag oder in den AGB vereinbart ist.)

Den Basiszinssatz, den die Bundesbank alle sechs Monate neu festlegt, findet man im Wirtschaftsteil jeder Zeitung oder bei der Bundesbank. Bis zum 31.12.2006 betrug er 1,95 Prozent, seither 2,70 Prozent – als Zinsen für überfällige Rechnungen von kommerziellen und öffentlichen Auftraggebern können derzeit also 10,7 Prozent verlangt werden. Wer wegen der nicht bezahlten Rechnung nachweislich sein Konto überziehen musste, kann – falls das mehr ist – auch die nachgewiesenen Überziehungszinsen verlangen.

Will oder kann der Kunde offensichtlich nicht zahlen, so sollte man nicht nur überlegen, wie groß die Chance ist, an das Geld heranzukommen. Sondern auch, wie lange man sich mit diesem Verfahren wird herumärgern müssen. Wie viele Stunden und Tage es den Kopf für vernünftigere Sachen blockieren wird. Und ob das die strittige Summe wirklich aufwiegt.

Ist die Antwort auf die letzte Frage Ja, dann sollten ver.di-Mitglieder die ver.di-Rechtsberatung aufsuchen und dort überlegen, ob es sinnvoller ist, ein Mahnverfahren einzuleiten oder gleich Klage zu erheben. Die Klage überlässt man – mit Rechtsschutz der Gewerkschaft – einem Rechtsanwalt; das Mahnverfahren kann man ohne Anwalt selbst betreiben.

Für das Mahnverfahren holt man sich in einem Schreibwarenladen einen "Vordruck für den Mahn- und den Vollstreckungsbescheid", füllt ihn aus, reicht ihn bei dem Amtsgericht ein, das für den eigenen Arbeitsort zuständig ist, und zahlt einen geringen Vorschuss – bei 2.500 € Streitwert werden nur 40,90 € Gebühren fällig; in den neuen Ländern gibt es darauf nochmal 10 Prozent Nachlass. Die Geschäftsstelle des Gerichts hilft auch beim Ausfüllen, erlässt bei formal korrektem Antrag einen Mahnbescheid und stellt ihn dem Schuldner zu.

Der kann nun binnen 14 Tagen Widerspruch einlegen – dann muss die Sache gerichtlich geklärt werden. Rührt er sich nicht, dann beantragt man bei Gericht einen Vollstreckungsbescheid, der dem Schuldner "vom Amts wegen" zugestellt wird. Und nun kann man einen Gerichtsvollzieher zum Pfänden losschicken. Klappt das nicht, übergibt man die Sache spätestens jetzt einem Anwalt und kann sich endlich wieder seinem eigentlichen Beruf widmen.

Ein solcher gerichtlicher Titel bleibt 30 Jahre lang gültig. Ohne Klage und Mahnverfahren tritt die Verjährung bei Honorarforderungen dagegen schon am Ende des dritten Jahres nach Rechnungsdatum ein.

 
4.1.2.4.  Wenn der Kunde nicht zahlen kann

Leider kommt auch das in letzter Zeit immer häufiger vor: Der Auftraggeber geht pleite – und hat noch nicht alle Honorare bezahlt. In diesem Fall kann man leider recht wenig tun: Wenn ein Unternehmen Insolvenz anmeldet, sieht das Insolvenzrecht vor, dass zunächst ein Insolvenzverwalter eingesetzt wird, der prüft, ob ein Insolvenzverfahren überhaupt möglich ist, d.h. ob noch genügend Geld für die Verfahrenskosten vorhanden ist.

  • Wird das Insolvenzverfahren nicht eröffnet, ist das Honorar verloren.
  • Wird das Insolvenzverfahren eröffnet, so können sich die Gläubiger entweder mit dem Insolvenzverwalter auf einen Entschuldungsplan einigen, mit dem das Unternehmen weitergeführt werden kann. In diesem Plan wird präzise festgelegt, welchen Prozentsatz meiner Forderung ich noch bekomme.
  • Kommt eine Einigung auf einen Entschuldungsplan nicht zu Stande, so wird der Laden liquidiert, d.h. alle noch vorhandenen Werte werden verkauft. Kommt bei der Liquidation mehr Geld zusammen, als das Insolvenzverfahren kostet, so wird der Rest nach einem einheitlichen Prozentsatz auf die Gläubiger verteilt. Bei insolventen Verlagen liegt diese Quote allerdings selten über null Prozent.

Wichtig an diesem Verfahren ist: Hat ein Unternehmen einmal Insolvenz angemeldet, so darf es keine alten Rechnungen mehr bezahlen; auch Mahnbescheide oder Zivilklagen bringen von diesem Zeitpunkt an nichts mehr. Wer also läuten hört, dass einem Kunden mit vielen offenen Rechnungen die Insolvenz droht, sollte alle Kanäle und Beziehungen nutzen, um wenigstens einen Teil der Honorare zu bekommen, bevor der Geschäftsführer zum Gericht geht. Allerdings sollte dabei niemand auf Forderungen verzichten: Manchmal werden Insolvenzgerüchte gezielt gestreut, um genau das zu erreichen!

Was wird mit offenen Honoraren?

Habe ich eine Leistung erbracht, die noch nicht bezahlt ist, so muss ich als Gläubiger von der Eröffnung des Insolvenzverfahrens informiert werden. Daraufhin (und sicherheitshalber auch unabhängig davon) muss ich dem Insolvenzverwalter meine offenen Forderungen melden, damit er sie in das Forderungsverzeichnis aufnimmt. Und dann kann man nur noch warten und hoffen, dass die Quote nicht allzu niedrig ausfällt.

Was wird mit offenen Verträgen?

Hat das Unternehmen mit mir vor der Insolvenz einen Vertrag geschlossen, den ich noch nicht erfüllt habe (typische Fälle: eine Software ist in Arbeit, aber noch nicht abgeliefert; unbefristeter Vertrag über Redaktion und regelmäßige Aktualisierung einer Website; Honorarvertrag über eine langfristige Trainingsmaßnahme), so hat der Insolvenzverwalter ein Wahlrecht: Er kann entweder

  • "Erfüllung verlangen" – dann muss ich die Web-Site weiter betreuen, habe dann aber auch Anspruch auf das volle Honorar, oder
  • seinerseits die Erfüllung ablehnen – dann kann ich die Arbeit einstellen; der bereits entstandene Honoraranspruch würde in diesem Fall aber nur noch als Insolvenzforderung mit der allgemeinen Quote befriedigt.
Was wird mit den Nutzungsrechten?

Verfügt das insolvente Unternehmen noch über Nutzungsrechte an meinen Werken (typischer Fall: Der Kunde vertreibt meine Software mit ausschließlichem, zeitlich unbegrenztem Nutzungsrecht), so gibt es drei Möglichkeiten:

  • Wird das Unternehmen weitergeführt, so besteht der Vertrag unverändert fort. Das Unternehmen darf die Software also neu auflegen – freilich mit voller Honorarpflicht. Mein Honorar darf in diesem Fall nicht auf die Insolvenzquote gekürzt werden.
  • Wird das Nutzungsrecht verkauft – sei es einzeln oder im Rahmen eines Verkaufs des gesamten Unternehmens –, so tritt der Käufer mit allen Rechten und Pflichten in den Vertrag ein. Der neue Verlag darf die Software also neu auflegen, muss mir aber das volle Honorar bezahlen.
  • Wird das Unternehmen liquidiert, ohne dass das Nutzungsrecht an einen Rechtsnachfolger übergegangen ist, so hängen die Konsequenzen von der Rechtsform des Pleitiers ab:
    • Eine Kapitalgesellschaft (AG, GmbH) hört mit der Liquidation auf zu existieren. In diesem Fall habe ich also keinen Vertragspartner mehr – somit besteht auch der Vertrag nicht mehr: Das Nutzungsrecht fällt an mich zurück.
    • Bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften (GbR, OHG, KG, Partnerschaftsgesellschaft) bleibt das Vermögen, das nicht veräußert wurde, beim Unternehmer bzw. bei den Gesellschaftern. Sie verfügen also auch nach Abschluss des Insolvenzverfahrens über das Nutzungsrecht an meinem Werk.

Außer im Fall der Liquidation einer Kapitalgesellschaft ohne Rechtsnachfolger darf ich nach einem Insolvenzverfahren mein Programm also nicht ohne weiteres anderweitig verkaufen. Eventuell besteht dann aber die Möglichkeit, das Nutzungsrecht zurückzurufen – entweder

  • nach § 41 UrhG "wegen Nichtausübung", falls der neue Rechteinhaber die Software nicht mehr vertreibt, oder
  • nach § 34 Abs. 3 UrhG, wenn mir "nach Treu und Glauben nicht zuzumuten" ist, dass der neue Rechteinhaber meine Software verlegt.

 

 

[ Letzte Änderung: 28. Dezember 2006]
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