Das GeschäftDie Buchhaltung
 

 
 

4.2.1.  Ganz einfach: Einnahmen-Überschussrechnung

Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind bei ihrer Buchführung nicht an bestimmte Vorschriften gebunden, so dass hier jeder auch ohne besondere Vorkenntnisse seine Buchführung selber machen kann. Einzige Bedingungen: Im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt muss man seine Einnahmen und Ausgaben "nachvollziehbar" belegen können.

Für E-Lancer, die keine Angestellten beschäftigen, reichen dazu im Grunde schon zwei Schuhkartons, in denen man im Laufe des Jahres die Rechnungen und Bankauszüge mit den Einnahmen sowie die Überweisungen und Quittungen für die Ausgaben sammelt. Am Jahresende werden die Einnahmen und Ausgaben dann nur noch in einer "Einnahmenüberschussrechnung" zusammengefasst: Einnahmen minus Ausgaben gleich Gewinn.

Wer es doch lieber mit dem Computer machen möchte: Das Programm "Quickbooks PLUS" von Lexware (aktuelle Version: 129,90 €) ist speziell für Leute ohne Buchhaltungskenntnisse geschrieben, erledigt auch die Steuererklärung und schafft auch noch den Übergang zur kaufmännischen Buchführung. Das kostenlose Freeware-Programm Easy Cash & Tax tut es auch, hat aber noch Schwierigkeiten mit einigen Sonderfällen.

 
4.2.1.1.  Rechnungsausgangs- und Wareneingangsbuch

Um selber den Überblick zu behalten, empfiehlt sich jedoch ein etwas höherer Aufwand. Wer mehr als eine Zahlung im Monat bekommt, führt dazu am besten ein Rechnungsausgangsbuch. Dazu bastelt man sich – sofern man kein PC-Programm dafür hat – per Hand oder Excel ein Formular mit den Spalten

  • Lieferdatum,
  • Auftraggeber,
  • was habe ich geliefert/geleistet?
  • ggfs. Tag der Veröffentlichung, der Abnahme o.ä.,
  • Rechnungsbetrag,
  • Rechnung vom ...,
  • Mahnung vom ...,
  • bezahlt am ....

Darauf zeichnet man jede Lieferung, jede Rechnung, jede Zahlung auf. So geht nichts verloren – und man hat ständig einen Überblick über ausstehende Zahlungen und vor allem auch über das, was man selbst geleistet hat.

Entsprechend zeichnet man die Betriebsausgaben auf, am besten gleich nach Kostenarten (Miete, Büromaterial, Telefongebühren usw.) getrennt, und sammelt die dazugehörigen Belege. In der Buchhaltungswissenschaft heißt eine solche Liste Wareneingangsbuch.

Sofern die hier notierten Zahlen am Ende mit den Bewegungen auf dem Geschäftskonto bzw. den gesammelten Barbelegen übereinstimmen, ist jeder Betriebsprüfer mit einer solchen "Buchhaltung" hochzufrieden.

Bestimmte Betriebsausgaben will das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung allerdings genauer dokumentiert haben. So verlangt es bei Dienstreisen Angaben über Abfahrts- und Rückkehrzeit, Ziel und Zweck der Reise, bei Bewirtungen Angaben über die bewirteten Personen und den Zweck der Bewirtung. Auch bei Fachliteratur empfehlen sich oft genauere Angaben, die man am besten sofort notiert: Je früher man solche Aufzeichnungen macht, umso weniger Arbeit machen sie.

 
4.2.1.2.  Geschäftstagebuch ("Journal")

Wer nun auch noch einen Überblick über die Geschäftsentwicklung behalten (und die Arbeit an der jährlichen Steuererklärung minimieren) möchte, erweitert das Wareneingangsbuch am besten gleich zum Geschäftstagebuch. Das braucht erstmal nur fünf Spalten, nämlich

  • Datum,
  • Belegnummer (zum Wiederfinden),
  • erläuternder Text,
  • Geldeingang,
  • Geldausgang

und verzeichnet alle Einnahmen und Ausgaben in chronologischer Reihenfolge – und zwar jeweils am Tag des Geldein- bzw. -ausgangs. Ein solches "Journal" kann man auch mit jeder simplen Finanzverwaltungssoftware (Quicken u.ä.) führen.

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, kann die in den Ausgaben enthaltene Vorsteuer und die Umsatzsteuer-Einnahmen gleich in gesonderten Spalten aufzeichnen. Wer Einnahmen zu verschiedenen Mehrwertsteuersätzen hat, legt dazu am besten gleich getrennte Spalten an – dann geht die Umsatzsteuervoranmeldung später wie der Blitz.

Zieht man in diesem Geschäftstagebuch am Jahresende die Summe der Ausgaben von der Summe der Einnahmen ab, so hat man im Prinzip schon die "Einkünfte aus selbstständiger Arbeit" (Freiberufler) bzw. "Einkünfte aus Gewerbebetrieb", wie sie das Finanzamt für die Einkommensteuererklärung wissen will. Nur bei größeren Anschaffungen müssen noch die Sonderregeln für die "Absetzung für Abnutzung (AfA)" beachtet werden.

Mehr braucht es wirklich nicht, so lange das Finanzamt keine "doppelte Buchführung" verlangt.

 

 

[ Letzte Änderung: 28. Januar 2006]
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