Kooperation
 

 
 

6.2.  Feste Kooperationen

Dass gerade freiberufliche Einzelkämpferinnen sich immer häufiger mit anderen zusammentun, bringt schon ihre Tätigkeit mit sich: Kreative Berufe sind auf Kommunikation, auf Anregungen und Kritik von anderen, auf Zusammenarbeit angewiesen. Obendrein können solche Zusammenschlüsse die Arbeit erleichtern, Geld sparen und vor allem die Vereinzelung mildern, die einen der ganz wenigen Nachteile der "neuen Selbstständigkeit" darstellt.

Ohne ein Mindestmaß an Bürokratie aber sind die Vorteile einer solchen Zusammenarbeit nicht zu haben. Denn wo immer zwei Leute etwas zusammen unternehmen, da haben sie schon eine Gesellschaft gegründet, ob sie es wollen oder nicht. Das Gesetz bestimmt das so.

Das ist auch gar nicht so verkehrt. Denn wo mehrere Leute gemeinsam Geld verdienen oder Geld sparen wollen, da kann es Streit geben, und darum sollte man die Regeln der Zusammenarbeit möglichst schon vor dem ersten Streit festlegen. Wie weit solche Absprachen gehen müssen, hängt vom gemeinsamen Vorhaben ab.

 
6.2.0.1.  Kostenteilungsgemeinschaft

Die einfachste Form der dauerhaften Zusammenarbeit ist eine reine Kostenteilungsgemeinschaft: Fünf Web-Designerinnen mieten sich gemeinsam einen Loft, um dort gemeinsam Studios einzurichten. Das ist billiger und in der Regel attraktiver als fünf Einzelbüros; da sind sie zuverlässiger zu erreichen, können leichter teure Geräte oder Software anschaffen und vor allem miteinander reden, sich anregen und kritisieren und gemeinsame Ideen entwickeln.

Aber schon für eine so einfache Form müssen ein paar Fragen geklärt (und schriftlich fixiert) werden. Zum ersten die Kostenverteilung, für die es grob drei Möglichkeiten gibt:

  • das Verursacherprinzip (wer mehr Fotokopien macht, soll auch mehr zahlen – aber wie stellt man das fest?),
  • das Gleichheitsprinzip (jede zahlt den gleichen Anteil – aber ist das gerecht?) oder
  • ein "soziales" Prinzip (wer mehr verdient, bezahlt mehr, d.h. die Kosten werden prozentual von den Einnahmen der Einzelnen festgelegt).

Zum zweiten ist die Abrechnung zu klären: Wer ist dafür verantwortlich? Gibt es ein gemeinsames Konto? Wenn ja: Wer ist zeichnungsberechtigt? Werden die Kosten nachträglich umgelegt, oder zahlt jede einen festen Betrag vorab?

Schließlich muss geklärt werden, was bei einer Auflösung der Studiogemeinschaft geschieht (wer bekommt die gemeinsam angeschafften Geräte?) oder wenn eine vorzeitig aussteigen will: Wie lang ist die Kündigungsfrist? Darf/muss sie für Ersatz sorgen? Hat sie einen Anspruch auf eine Abfindung für die gemeinsamen Anschaffungen? Muss sie ihren Arbeitsraum renovieren? Oder einen Abstand für spätere Renovierungskosten bezahlen?

Formal handelt sich es sich schon bei einer solchen Kostenteilungsgemeinschaft um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Für das, was sie gemeinsam zu tun vereinbart haben, haften ihre Mitglieder auch gemeinsam – aber nicht für mehr. D.h. alle fünf müssen gemeinsam für die Miete geradestehen. Bei den Aufträgen aber, die jede für sich abwickelt, haftet keine der Designerinnen für die andere.

Das Finanzamt wird in diesem Fall, da es sich nur um geringe Beträge handelt, damit zufrieden sein, dass die gemeinsamen Kosten monatlich zusammengerechnet und nach dem vereinbarten Schlüssel auf die Mitglieder umgelegt werden. Auf dieser Grundlage macht jedes Mitglied dann seine eigene Steuererklärung.

 
6.2.0.2.  Dauerhafte Arbeitsgemeinschaft

Solchen Minimalregelungen werden aber auf Dauer kaum ausreichen. Denn zu den positiven Seiten einer solchen Studiogemeinschaft gehört auch, dass die Mitglieder sich gegenseitig vertreten, helfen und sogar Aufträge zuschanzen können. Wenn der Laden gut läuft, wird sich eine reine Kostenteilungsgemeinschaft mit strikter Trennung von Aufträgen und Kunden also kaum durchhalten lassen.

Geklärt werden muss in diesem Fall, was mit hereinkommenden Aufträgen geschieht: Hat jede Designerin "ihre" Kunden und damit Anspruch auf deren Aufträge? Wer bekommt Aufträge, die "dem Studio" erteilt werden? Sollen gegenseitige Hilfeleistungen irgendwie abgerechnet werden? Zumindest für die Anfangsphase, solange die Auftragslage noch schlecht ist, sollte man da klare Absprachen treffen.

Wo es gemeinsame Aufträge gibt, stellt sich natürlich auch die Frage nach der Aufteilung der entsprechenden Einnahmen. Auch da gibt es die verschiedensten Modelle:

  • Jede arbeitet auf eigene Rechnung, bekommt also das Honorar für die Aufträge, die sie bearbeitet hat.
  • Alle Einnahmen kommen in eine gemeinsame Kasse und werden nach geleisteter Arbeitszeit verteilt (aber wie stellt man die fest?)
  • Alle werden nach ihrer Arbeitszeit bezahlt, bekommen aber einen Sockelbetrag bei Krankheit und im Urlaub.
  • Alle bekommen den gleichen Erlösanteil; der Überschuss wird am Jahresende verteilt.
  • Oder man macht Nägel mit Köpfen und gründet gleich ein richtiges gemeinsames Unternehmen (bei dem diese Fragen dann trotzdem geklärt werden müssen).

Man sollte sich hier am Anfang nicht zu viel vornehmen. Leider scheitern Projekte mit gemeinsamer Kasse oft an den unterschiedlichen Arbeits- und Lebensauffassungen (und machen dabei auch noch die persönlichen Beziehungen kaputt). Besser, man beginnt bescheiden und entwickelt aus der gemeinsamen Arbeit Formen, die den Verhältnissen in dieser speziellen Gemeinschaft am besten entsprechen.

Wo sich eine strikte Trennung der Aufträge und Kunden nicht durchhalten lässt, werden auch die Streitmöglichkeiten beim Ausstieg eines Mitgliedes größer:

  • Wem "gehören" die Kunden? Darf die Aussteigerin bestimmte Kunden oder Pauschalverträge "mitnehmen"?
  • Hat die Aussteigerin Anspruch auf eine Abstandszahlung für den gemeinsam eingeführten Studionamen und die gemeinsam aufgebauten Verbindungen zu Kunden? Wie wird die berechnet? Bekommt sie eine Kopie der Kundenkartei?
  • Hat die Aussteigerin Anspruch auf eine Abstandszahlung für die gemeinsam angeschafften Geräte? Wie hoch?

Das Finanzamt betrachtet eine solche Arbeitsgemeinschaft spätestens dann, wenn gemeinsame Einnahmen vorliegen, als neues Steuersubjekt. Auch ohne dass der Arbeitsgemeinschaft eine bestimmte Gesellschaftsform gegeben wurde (dann ist es eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts), ist sie umsatz- und gegebenenfalls gewerbesteuerpflichtig und muss zudem eine "einheitliche und gesonderte Gewinnfeststellung" erstellen.

 
6.2.0.3.  Minimalvertrag und Abrechnung

Bei aller Liebe zu einander – in der Gründungsphase einer Büro- oder Arbeitsgemeinschaft sollte niemand vergessen, dass am Geld schon die dicksten Freundschaften zerbrochen sind. Aus den vielen Prozessen, die Mitglieder "loser" GbR schon gegeneinander geführt haben, sollte man zumindest die Konsequenz ziehen, dass man all diese Fragen sehr ernsthaft durchdiskutiert und alle Punkte, auf die man sich geeinigt hat, formlos auf einem Blatt Papier festhält, das dann von allen Mitgliedern unterschrieben wird. Danach kann man das Papier abheften und vergessen – aber wenn es gebraucht wird, ist es wenigstens da. Und ein vollwertiger Vertrag.

Auf die Suche nach einem "Mustervertrag" sollte man sich dafür gar nicht erst machen: Die möglichen Unterschiede sind viel zu groß, als dass sie sich mit einem einheitlichen Vertragsmuster abdecken ließen. Schreibt lieber in verständlichen Worten auf, was ihr vereinbart habt – dann blickt ihr auch durch. Bei den meisten Musterverträgen weiß ja sowieso kaum jemand, was er da unterschreibt.

Zum zweiten sollte die Gruppe sicherstellen, dass es eine regelmäßige und nachvollziehbare Abrechnung und Buchführung gibt. Das ist nicht nur nötig, um Misstrauen und Streit zu vermeiden, sondern auch, weil das Finanzamt das so verlangt. Die "gesonderte und einheitliche Gewinnfeststellung" muss für das Finanzamt prüfbar und nachvollziehbar sein; in einem Gewerbebetrieb muss sie auf einer doppelten Buchführung basieren.

 

 

[ Letzte Änderung: 1. Juli 2004]
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