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8.1.2.   Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit einem Gewerbebetrieb oder einer freiberuflichen Tätigkeit entstehen. Entscheidend für die Anerkennung als Betriebsausgabe ist, dass der jeweilige Gegenstand ausschließlich beruflich genutzt wird oder die jeweilige Aufwendung ausschließlich beruflich veranlasst war:

Das Arbeitszimmer zu Hause, das zur Hälfte auch als Gästezimmer genutzt wird, darf nicht etwa zur Hälfte, sondern überhaupt nicht als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Hier gilt der Grundsatz "ganz oder gar nicht". Auch wer eine Dienstreise mit ein paar Urlaubstagen verbindet und die beruflich veranlassten Aufwendungen nicht einwandfrei von den privaten trennen kann, muss die gesamten Reisekosten privat tragen.

Von dieser Regel gibt es drei Ausnahmen: Pkws, Telefone und PCs werden, auch wenn sie zugleich privat genutzt werden, mit ihrem beruflichen Nutzungsanteil als Betriebsausgabe anerkannt. Auch bei größeren Anschaffung (AfA) ist die gesetzliche Regelung ein wenig komplizierter - läuft aber im Endeffekt auf dasselbe hinaus.

 
8.1.2.1.  Laufende Ausgaben

An Betriebsausgaben, die bei ausschließlich beruflicher Nutzung problemlos als solche anerkannt werden, kommen für E-Lancer besonders in Frage:

 
Beruflich genutzte Räume:

Miete, Strom, Heizung, Neben-, Instandhaltungs- und Reinigungskosten für beruflich genutzte Räume sowie die Kosten der Einrichtung werden problemlos als Betriebsausgaben anerkannt, wenn das Büro oder der Unterrichtsraum sich außerhalb der eigenen Wohnung befindet oder wenn es sich um einen Betriebsraum (Dunkelkammer, Tonstudio, Lagerraum, Werkstatt) handelt, bei dem eine private Mitnutzung von der Einrichtung und Ausstattung her praktisch ausscheidet. Auch wenn in diesem Raum Dritte arbeiten, wenn es regelmäßigen Publikumsverkehr gibt oder wenn er für die Arbeit technisch besonders hergerichtet wurde (z.B. Verdunkelungsanlage oder Schallschutzmaßnahmen), spricht das für eine völlig Trennung von der privaten Sphäre (BFH-Urteil vom 16.10.2002, Aktenzeichen XI R 89/00). Wer den Arbeitsraum neu einrichtet und Möbel hineinstellt, die er schon vorher besaß, kann deren Zeitwert ebenso als Betriebsausgabe geltend machen wie die Renovierungskosten für das Zimmer.

Ausnahme: Arbeitszimmer in der eigene Wohnung:

Handelt es sich dagegen um einen Büroraum, in dem vor allem "Arbeiten gedanklicher, schriftlicher oder verwaltungstechnischer Art" erledigt werden und der zudem "in die häusliche Sphäre eingebunden" ist, sich also in der eigenen Wohnung (auch auf dem Speicher oder im Keller) befindet, so wird es kompliziert (und ungerecht):

  • Zunächst werden als häusliches Arbeitszimmer nur Räume anerkannt, die von der übrigen Wohnung abgetrennt sind (also keine Durchgangszimmer, keine "Arbeitsecke" im Wohnzimmer) und "nahezu ausschließlich" zu beruflichen Zwecken genutzt werden.
  • Die Kosten für ein solches Zimmer (siehe oben – anteilig berechnet nach der Grundfläche der Wohnung) werden aber nur noch dann in voller Höhe als Betriebsausgaben anerkannt, wenn das Arbeitszimmer den "Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung" bildet. Und das wird sehr eng ausgelegt: Die Trainerin, die Computerkurse in Volkshochschulen gibt, hat ihren Mittelpunkt nach Auffassung der Finanzämter damit ebensowenig im häuslichen Arbeitszimmer wie der Systemanalytiker, der seine Projekte überwiegend vor Ort bei seinen Kunden abwickelt.
  • Übt jemand verschiedene Tätigkeiten aus, so kommt es auf den Mittelpunkt der Gesamttätigkeit an: Der Onlinejournalist, der zwei Nächte pro Woche Taxi fährt, weil er vom Schreiben noch nicht leben kann, kann sein Arbeitszimmer trotzdem in voller Höhe absetzen (sofern er die übrigen Bedingungen erfüllt): Wenn das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der Haupttätigkeit ist, so ist dies stets auch ein starkes Indiz für den Mittelpunkt der Gesamttätigkeit.
  • Wer diese Bedingung nicht erfüllt, darf die Kosten für das Arbeitszimmer vom 1.1.2007 an überhaupt nicht mehr als Betriebsausgaben geltend machen. Bis zum Steuerjahr 2006 kann er von seinen (nachgewiesenen) Arbeitszimmerkosten immerhin noch bis zu 1.250 € im Jahr absetzen, wenn er mindestens die Hälfte der Zeit, die er für die "gesamte betriebliche und berufliche Betätigung" aufwendet, im Arbeitszimmer verbringt. Oder wenn ihm ein anderer Arbeitsplatz nicht zur Verfügung steht. Diese Bedingung ist für Selbstständige immer erfüllt, auch für die Trainerin an der Volkshochschule, da ihr für die Kursvorbereitung und ihre Büroarbeiten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
    Die Abzugsgrenze von 1.250 € kann auch dann in voller Höhe ausgeschöpft werden, wenn das Zimmer nur einige Monate im Jahr benutzt wurde!
    Haben mehrere Personen wie ein Ehepaar oder eine Wohngemeinschaft, die alle diese Bedingungen erfüllen, ein gemeinsames häusliches Arbeitszimmer, so können sie die Kosten bis zur Höhe von 1.250 € zusammen nur einmal absetzen. Diese objektbezogene Begrenzung gilt ab dem Steuerjahr 2005 – bis 2004 gilt noch die personenbezogene Regelung, nach der in diesem Fall jede Person, die die Bedingungen erfüllt, nachgewiesene Kosten bis zur Höhe von 1.250 € absetzen kann.
  • Wer auch die letzte Bedingung nicht erfüllt (was nur für Angestellte denkbar ist), kann das Arbeitszimmer noch so dringend brauchen. Absetzen darf er es – auch im Steuerjahr 2006 – nicht.

Im Fall eines (angestellten) Lehrers, der ein häusliches Arbeitszimmer zur Unterrichtsvorbereitung voll absetzen wollte, hat der Bundesfinanzhof die Abzugsgrenze von früher 2.400 DM bereits als verfassungsgemäß bezeichnet (Aktenzeichen VI R 4/97).

Zumindest für Freiberufler und Gewerbetreibende aber verstößt sie gegen jede Gesetzeslogik: Zum einen handelt es sich hier um den ersten nennenswerten Fall, in dem erforderliche und nachweislich getätigte Betriebsausgaben nicht als solche anerkannt werden. Zum anderen führt diese Bestimmung bei Ein-Mann-Unternehmen zu einer eklatanten Ungleichbehandlung – je nachdem ob sie ihr Büro in der eigenen oder in der Wohnung des Nachbarn einrichten. Das kann an die berufliche Existenz gehen.

Über diese Bestimmung – insbesondere über das neue totale Abzugsverbot – wird es daher mit Sicherheit einige Musterprozesse geben. Über deren Ausgang werden wir an dieser Stelle informieren.

Ausnahme von der Ausnahme: Arbeitsmittel im Arbeitsraum

Zu den Kosten des Arbeitszimmers, die unter die 1.250-€-Grenze fallen, gehören auch "allgemeine" Möbel, Bilder, Lampen, Teppiche, Tapeten usw., nicht aber Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Regal und technische Geräte. Solche Arbeitsmittel sind immer Betriebsausgaben, soweit sie so gut wie auschließlich beruflich genutzt werden. Sie dürfen in diesem Fall also zusätzlich zur Höchstgrenze von 1.250 € geltend gemacht werden – und sind sogar dann Betriebsausgaben, wenn sie in einem Zimmer stehen, das gar nicht als Arbeitszimmer anerkannt ist.

 
Telefon, Handy, Internet usw.:

Die Gebühren für einen ausschließlich beruflich genutzten Anschluss sind in voller Höhe Betriebsausgaben. Eine ausschließlich berufliche Nutzung kann auch für ein Handy unterstellt werden, wenn noch ein zweites Handy (oder eine zweite Karte) für die privaten Gespräche vorhanden ist.

Ausnahme: beruflich und privat genutztes Telefon:

Wer ein Telefon beruflich und privat nutzt, z.B. weil er nur ein Handy besitzt oder vom häuslichen Telefon aus viele berufliche Gespräche führt, muss zunächst einmal "einen überdurchschnittlichen Umfang betrieblich veranlasster Gespräche von diesem Gerät glaubhaft machen". Für Selbstständige sollte das eigentlich kein Problem sein.

Zur Abrechnung gibt es dann zwei Möglichkeiten:

  • Entweder man ermittelt den beruflichen Kostenanteil pauschal. Ohne weiteren Nachweis akzeptiert das Finanzamt jedoch nur noch 20% der Gebühren, höchstens aber 20 € im Monat als beruflich bedingt.
  • Wer einen höheren Anteil für die berufliche Nutzung geltend machen will, muss dies nachweisen. Dazu genügt es, drei "repräsentative" Monate lang den beruflichen Anteil per Einzelgesprächsnachweis zu ermitteln; der so ermittelte Durchschnittswert kann dann für die Zukunft ohne weitere Einzelnachweise angesetzt werden.

Dieser Berechnungsmodus gilt nicht nur für stationäre Telefone, sondern ausdrücklich auch für Handys und Autotelefone. Von eventuellen Anschaffungs- und Einbaukosten kann ein entsprechender Anteil als Betriebskosten geltend gemacht werden.

Die Ende 2000 eingeführte Regelung, dass Arbeitnehmer auf betrieblichen Handies so viel telefonieren dürfen, wie sie wollen, ohne die eingesparten Gebühren als "geldwerten Vorteil" versteuern zu müssen, ist auf Selbstständige leider nicht übertragbar. Sie müssen für private Gespräche auf einem dienstlichen Telefon einen Privatnutzungsanteil als Betriebseinnahme verbuchen und versteuern. Eine Verletzung des Gleichheitsgrundsatzes sieht der Bundesfinanzhof darin nicht. Eigentlich verlangt das Finanzamt auch, dass Selbstständige die Privatnutzung eines betrieblichen Internet-Anschlusses gesondert erfassen und versteuern. Da das Finanzministerium bis heute aber keine Idee hat, wie man das mit einem vertretbaren Aufwand bewerkstelligen soll, kann man diese Forderung getrost ins Leere laufen lassen.

 
Pkw-Kosten:

Im Grundsatz sind alle beruflich bedingten Pkw-Kosten Betriebsausgaben. Die Kosten für ein ausschließlich beruflich genutztes Fahrzeug können in voller Höhe abgesetzt werden.

Ausnahme: beruflich und privat genutzter Pkw:

Da unsereins aber meist nur ein Auto für berufliche und private Fahrten hat, muss man die Kosten trennen. Und das ist seit 1999 eine Wissenschaft für sich geworden:

Zunächst ist zu klären, ob das Fahrzeug ein Privat- oder Dienstwagen ist ist. Als Dienstwagen muss es geführt werden, wenn es zu mehr als 50 Prozent beruflich genutzt wird; wer sein Auto zu mehr als 10 Prozent beruflich nutzt, kann es zum "gewillkürten Betriebsvermögen" und damit zum Dienstwagen machen. Der Unterschied ist:

Bei einem Privat-Pkw sind alle laufenden und Anschaffungskosten zunächst privat. Die Dienstfahrten müssen einzeln nachgewiesen werden und können dann entweder mit 30 Cent je Kilometer oder mit dem festgestellten Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeugs abgesetzt werden. Die früher erlaubte Schätzung des privaten Nutzungsanteils akzeptieren die Finanzämter längst nicht mehr. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können nur 30 Cent je Entfernungskilometer abgesetzt werden.

Wird das Fahrzeug als Dienstwagen behandelt, so ist es "in das Betriebsvermögen einzustellen". D.h., alle Ausgaben für das Auto (Abschreibung auf den Kaufpreis, Sprit, Versicherung, Reparaturen) sind zunächst Betriebsausgaben; die auf die private Nutzung entfallenden Kosten müssen aber als Betriebseinnahme verbucht werden.

Dabei ist der private Nutzungsanteil entweder

Leider hat man seit dem 1.1.2006 nicht mehr die freie Wahl zwischen beiden Abrechnungsarten: Die Ein-Prozent-Regel darf nur noch anwenden, wer das Fahrzeug zu mindestens 50 Prozent betrieblich nutzt (wobei die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als betriebliche Fahrten zählen). Und diese überwiegend betriebliche Nutzung möchte das Finanzamt durch geeignete Unterlagen wie Terminkalender oder Reisekostenabrechnungen nachgewiesen haben – ein Fahrtenbuch ist hierfür nicht nötig. Möglich ist auch, die betrieblichen Fahrten drei Monate lang formlos aufzuzeichnen: Liegt ihr Anteil bei mehr als 50 Prozent der Gesamtkilometerleistung in diesem Zeitraum, darf man die Ein-Prozent-Regel in der Folgezeit auch ohne weitere Nachweise anwenden. Wer unter 50 Prozent bleibt, muss ein Fahrtenbuch führen (oder das Fahrzeug als Privatwagen deklarieren) – sonst darf er die Fahrzeugkosten gar nicht als Betriebsausgaben ansetzen.

Der private Nutzungsanteil ist als Betriebseinnahme zu verbuchen; zusätzlich müssen noch 19% Mehrwertsteuer auf 80 Prozent des privaten Nutzungsanteils aufgeschlagen und ebenfalls als Einnahme verbucht werden. Bei Fahrzeugen, die zwischen dem 1.4.1999 und dem 31.12.2003 angeschafft wurden und für die nur 50% der Vorsteuer geltend gemacht wurden, entfällt diese Mehrwertsteuer. Und frage mich bitte niemand warum! (Genaueres unter Umsatzsteuer)

Bei sehr geringer privater Nutzung dürfte ein Fahrtenbuch oft günstiger sein als die Ein-Prozent-Regel – aber gerade deshalb sind die Anforderungen der Finanzämter an solche Aufzeichnungen sehr hoch: Es muss ein Buch sein (und keine Zettelsammlung oder Computerdatei), eine "ordentliche und damit im Wesentlichen auch übersichtliche äußere Form" haben, und es muss zeitnah und fortlaufend geführt werden. Beim Pauschalabzug kann es bei älteren und abgeschriebenen Autos sogar leicht passieren, dass die Ein-Prozent-Pauschale höher ist als die tatsächlichen Gesamtausgaben für das Auto. Für diesen Fall hat das Finanzministerium großzügig bestimmt, dass für die Privatnutzung höchstens 100% der Gesamtkosten angesetzt zu werden brauchen.

Dass die E-Lancerin in diesem Fall per 1%-Regelung überhaupt keine Betriebskosten für das Auto geltend machen kann, das sie nachweislich – und vielleicht sogar überwiegend – beruflich nutzt, hat der Bundesfinanzhof im März 2001 (Aktenzeichen IV R 27/00) ausdrücklich für nicht grundgesetzwidrig erklärt. Die Betroffenen könnten in diesem Fall die tatsächlichen Kosten ja alternativ per Fahrtenbuch ermitteln...

Aber auch damit ist der Irrsinn noch nicht zu Ende. Das Gesetz schreibt nämlich vor, dass man für die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte keinen Pfennig mehr absetzen darf als die 30 Cent pro Entfernungskilometer, die einem Arbeitnehmer erlaubt sind (siehe unten). Dazu soll man den Kostenanteil für diese Fahrten exakt per Fahrtenbuch ermitteln oder – beim pauschalem Ansatz der Privatnutzung – indem man pro Monat und Entfernungskilometer 0,03% vom Listenpreis ansetzt. Liegt das Ergebnis umgerechnet über 30 Cent je Entfernungskilometer und Arbeitstag, so muss die Differenz auch noch als "geldwerter Vorteil" unter Betriebseinnahmen verbucht werden.

Muss? "Dazu ist mir meine Zeit zu kostbar", sagt die Steuerberaterin meines Vertrauens. "Wenn das Finanzamt das will, soll es das bei der Betriebsprüfung selbst ausrechnen."

Wer diese Berechnung gern korrekt durchführen möchte, findet hier ein Formular. Da es alle vorgeschriebenen Schritte enthält, ist es leider drei Schreibmaschinenseiten lang geworden...

 
Andere Fahrzeugkosten:

Wer Fahrtkosten pauschal berechnen will, muss zwischen zwei verschiedenen Kilometerpauschalen unterscheiden: Für den Weg zwischen Wohnung und Arbeit gibt es eine Entfernungspauschale, die pro Tag nur einmal für die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Betriebsstätte (also nicht für Hin- und Rückweg) angesetzt werden darf. Sie gilt unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel und kann sogar dann geltend gemacht werden, wenn man zu Fuß zur Arbeit geht. Ab 1.1.2007 gelten jedoch die ersten 20 km des Weges zur Arbeit als Privatvergnügen – nur bei größeren Entfernung darf (ab dem 21. Kilomter) dann noch die Pauschale angesetzt werden. ist Für Dienstfahrten gibt es eine Kilometerpauschale, die ja nach benutztem Verkehrsmittel unterschiedlich hoch ist und für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden kann.

Dabei gilt für Selbstständige grundsätzlich das eigene Büro (bzw. die eigene Wohnung) als Betriebsstätte – jedenfalls so lange, wie sie dort überwiegend arbeiten oder von dort zu wechselnden Kunden bzw. Arbeitsstätten fahren. Diese Fahrten sind also grundsätzlich Dienstfahrten. Nur wer ständig in den Räumen ein- und desselben Kunden arbeitet, hat nach Auffassung der Finanzämter seine Betriebsstätte dort und darf für die Fahrten von der Wohnung dorthin nur die niedrigere Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ansetzen.

Wer sich das alles nicht merken kann, findet die Pauschalen in der folgenden Tabelle noch einmal zusammengefasst:

  Dienstfahrten
pro gefahrenen Kilometer
Weg Wohnung – Arbeitsstätte
pro Entfernungskilometer
Pkw -,30 € -,30 €
(ab 2007 erst
ab dem 21. Kilometer)
Motorrad, Motorroller -,13 €
Mofa, Moped -,08 €
Fahrrad -,05 €
zu Fuß 0
öffentl. Nahverkehr echter Fahrpreis Pauschale wie oben oder – falls höher – echter Fahrpreis

Für Dienstfahrten gilt als Faustregel: Bei billigen Fahrzeugen, vor allem bei gebraucht gekauften, die viel gefahren werden, ist meist die Kilometerpauschale günstiger. Je teurer der Wagen in der Anschaffung war und je weniger er dienstlich genutzt wird, umso günstiger wird die "Vollkostenabrechnung" mit Ein-Prozent-Regel. Auf jeden Fall sollte man das Jahr über sämtliche Belege sammeln, um gegebenfalls in den günstigeren Berechnungsmodus wechseln zu können.

 
Reisekosten:

Eine Dienstreise liegt immer vor, wenn jemand außerhalb der Wohnung und außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Das kann auch am eigenen Wohnort sein. Betriebsausgaben sind

  • die nachgewiesenen Fahrtkosten mit Bundesbahn, Taxi usw.; auch die Bahncard ist voll absetzbar, sofern sie zur Minderung der Betriebsausgaben erworben wurde und regelmäßig zu beruflichen Fahrten benutzt wird;
  • die nachgewiesenen Übernachtungskosten. Schließt der Hotelpreis das Frühstück ein, muss die Verpflegungspauschale um 4,50 €, im Ausland um 20% gekürzt werden;
  • der zusätzliche Verpflegungsaufwand, für den das Finanzamt nur folgende Pauschalen pro Kalendertag akzeptiert – auch wenn höhere Beträge durch Belege nachgewiesen werden:
    • bei 24-stündiger Abwesenheit 24,- €,
    • bei Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden 12,- €,
    • bei Abwesenheit zwischen 8 und 14 Stunden 6,- €.
    Diese Pauschalsätze werden in der Regel auch von Auftraggebern anstandslos bezahlt, sofern ein "Honorar zuzüglich Spesen" vereinbart ist.

Deutlich höher liegen die Sätze bei Auslandsdienstreisen; vor allem dürfen hier – noch bis zum Steuerjahr 2007 – Übernachtungen auch pauschal (ohne Beleg) abgerechnet werden. Die amtlichen Sätze differieren von Land zu Land und sind bei Bedarf in jedem Einkommensteuerratgeber zu finden; die neuen Sätze, gültig ab 2005, gibt es auch beim Bundesfinanzministerium Ab 2008 dürfen dann bei Auslandsdienstreisen nur noch die echten Übernachtungskosten (Hotelquittung) angesetzt werden. (Und natürlich die Verpflegungspauschalen.)

Eine Dienstreise, die ohne Übernachtung von frühestens 14 Uhr bis längstens 10 Uhr am nächsten Tag dauert, wird komplett dem Tag mit der längeren Abwesenheit zugerechnet.

Zu den beruflich bedingten Reisen zählen auch Fahrten zu Wettbewerben, Messen, Fortbildungs- und Gewerkschaftsveranstaltungen. Dass es sich um eine Dienstreise handelte, muss bei einer Betriebsprüfung nachweisbar sein. Hebt also die entsprechende Korrespondenz, Einladungen und Eintrittskarten oder, wenn es das nicht gibt, Tankstellenquittungen oder ähnliches auf. Wer auf eigene Faust auf Reisen geht, z.B. für eine Recherche, muss notfalls durch "tagebuchähnliche Aufzeichnungen" nachweisen, dass er während der Reise tatsächlich sieben bis acht Stunden am Tag gearbeitet hat!

 
Bewirtungen:

Wer z.B. potentielle Auftraggeber oder Geschäftspartnerinnen zum Essen einlädt, kann die Kosten einschließlich des eigenen Verzehrs zu 70 Prozent (für 2003 noch 80%) als Betriebsausgaben absetzen. Voraussetzung ist eine maschinell erstellte Quittung; die bewirteten Personen und der Anlass der Bewirtung (Thema des Gesprächs) müssen konkret benannt werden. Liegt die Rechnung über 100 €, muss der Bewirtende (das Unternehmen) vom Wirt handschriftlich als Leistungsempfänger auf dem Beleg eingetragen werden.

Auch die Pizzas und der Kasten Cola, den die Chefin ihren Leuten während der Nachtschicht kommen lässt, sind Betriebsausgaben. Dasselbe gilt für die Kosten eines "Empfangs" im Büro, z.B. der Stehparty zum dreijährigen Geschäftsjubiläum. Ausnahmen: Bewirtungen in der eigenen Wohnung und Einladungen anlässlich des eigenen Geburtstages gelten grundsätzlich als "privat veranlasst" und können deshalb nicht als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

 
Fachbücher und Fachzeitschriften:

Sind Betriebsausgaben, sofern ihre berufliche Nutzung nachgewiesen wird. Auf der Quittung muss deshalb der Titel stehen – "Fachliteratur" reicht nicht. Außerdem sollte man auf der Quittung sicherheitshalber notieren, für welches Projekt oder zu welchem Zweck man das Buch gekauft hat. Bei allgemein informierenden Medien wie Tageszeitungen oder Wochenmagazinen vermuten die Finanzämter immer eine private Mitnutzung, so dass sie schon bei Zeitungsabos für Wartezimmer Schwierigkeiten machen.

 
Weitere Betriebsausgaben:

Betriebsausgaben sind außerdem

  • Kosten für Porto, Fotokopien, Büromaterial, CD-Rohlinge und sämtliche Arbeitsmaterialien,
  • Alle technischen Geräte wie Telefon, Fax, Anrufbeantworter, Handy, ISDN-Adapter usw., soweit sie einzeln nicht mehr als 410 € plus Mehrwertsteuer kosten,
  • Kosten für Büromöbel und Büroausstattung einschließlich Blumen und Bildern,
  • Kontoführungsgebühren für das Geschäftskonto und Zinsen für beruflich bedingte Kredite,
  • alle Lohnkosten bis hin zu den Pensionsrückstellungen für die Betriebsrente des GmbH-Geschäftsführers sowie Honorare an Dritte,
  • Rechts- und Steuerberatungskosten bei der Gewinnermittlung (Beratungskosten bei der persönlichen Steuererklärung sind Sonderausgaben),
  • an das Finanzamt abgeführte Mehrwertsteuer,
  • an das Finanzamt abgeführte Gewerbesteuer,
  • Prämien für alle beruflichen und geschäftlichen Versicherungen einschließlich der Berufsgenossenschaft (Beiträge zur Sozialversicherung sind Sonderausgaben),
  • Beiträge zu Berufsverbänden einschließlich der Gewerkschaft (manchmal zweifeln Finanzämter das an – in diesem Fall hilft der Rechtsschutz der Gewerkschaft),
  • Kosten für Fortbildung in eigenen Beruf (Teilnahmegebühren an Fortbildungsveranstaltungen plus Fahrtkosten und Spesen);
  • Ausbildungskosten für jede Aus- und Weiterbildung, die über die berufliche Erstausbildung und das Erststudium hinausgeht - und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine Weiterqualifikation im ausgeübten oder eine Ausbildung in einem ganz neuen Beruf handelt (andere Ausbildungskosten, insbesondere für die berufliche Erstausbildung, können begrenzt als Sonderausgaben geltend gemacht werden);
  • Kosten für Werbung und Akquisition oder auch für Bewerbungen, wenn einer denn die Schnauze voll hat von der eigenverantwortlichen Arbeit (Fotokopien, Porto, Reisekosten, Referenzmappen, Inserate, die eigene Website, Werbegeschenke bis zum Einzelwert von 35 € (für 2003 noch 40 €),
  • Kosten, die im Zusammenhang mit der ehrenamtlichen Tätigkeit für eine Gewerkschaft entstehen.
  • Bei beruflich bedingten Umzügen und doppelter Haushaltsführung (etwa bei einem befristeten Auftrag in einer anderen Stadt) können recht hohe Betriebsausgaben anfallen. Entsprechend kompliziert sind auch die Regelungen, die sich bei Bedarf in jedem Einkommensteuerratgeber finden lassen.

Anregungen für weitere Betriebsausgaben sind den einschlägigen Ratgebern zu entnehmen. An einigen Stellen aber sollte man es gar nicht erst versuchen: Geldstrafen, Geldbußen, Schmier- und Bestechungsgelder sowie "unangemessene" Repräsentationsaufwendungen werden nie als Betriebsausgaben anerkannt. Auch ihre Berufskleidung sollten E-Lancer lieber gleich selber bezahlen – sie ist ein weiteres Lieblingsthema der Finanzjuristen: Selbst die schwarzen Hosen, die sich eine Cellistin eigens für ihre Orchesterauftritte zulegte, erkannte das zuständige Finanzamt nicht als Betriebsausgabe an. Sie könnte die Hose ja schließlich auch privat anziehen...

 
8.1.2.2.  Absetzung für Abnutzung (AfA)

Normale Betriebsausgaben können im Jahr der Anschaffung in voller Höhe geltend gemacht werden. Größere Anschaffungen dagegen wie technische Geräte, Software, Pkws oder Büromöbel, deren Kaufpreis mehr als 410 € zzgl. Mehrwertsteuer beträgt, müssen "abgeschrieben" werden, d.h. ihr Kaufpreis wird als "Absetzung für Abnutzung" (AfA) auf mehrere Jahre verteilt.

Der jährliche Abschreibungsbetrag hängt von der Nutzungsdauer ab, für die in den amtlichen AfA-Tabellen folgende Richtwerte festgesetzt sind, die für alle Anschaffungen nach dem 31.12.2000 gelten:

  • Pkws und Kombiwagen 6 Jahre, Motorräder und Fahrräder 7 Jahre, gebrauchte je nach Alter auch weniger,
  • Telefonanlagen 10 Jahre, Telefonendgeräte 8 Jahre, Handys und Autotelefone 5 Jahre,
  • PCs, Laptops und Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner, Modem usw. 3 Jahre,
  • Faxgeräte 6 Jahre, Fotoausrüstung, Kopiergeräte, Video- und Audiogeräte 7 Jahre, Overhead-Projektor und Beamer 8 Jahre, Schreibmaschinen 9 Jahre,
  • Büromöbel 13 Jahre, Stahlschränke 14 Jahre, Tresore und Panzerschränke 23 Jahre, Teppiche 8 Jahre.
  • Für Software nennt die amtliche AfA-Liste keine Werte. Hier akzeptieren die Finanzämter für Standardsoftware 3 Jahre; für aufwendige und langlebige Individualsoftware muss auch schon mal eine längere Nutzungsdauer veranschlagt werden.

Wer seine neuen Errungenschaften in dieser Aufzählung nicht entdeckt, findet die komplette Afa-Liste mit sämtlichen nur denkbaren Investitionsgütern samt Abschreibungsfristen unter www.steuernetz.de.

Zu beachten ist, dass nicht jede Ausgabe über 410 € unter die AfA fällt: Voraussetzung ist, dass es sich um ein "Wirtschaftsgut" handelt, das länger als ein Jahr genutzt wird und auch wieder verkauft werden kann. Die Kosten für Reparaturen und Renovierungsarbeiten können also in beliebiger Höhe sofort abgesetzt werden, ebenso die Kosten für einen Messestand, der nur einmalig benutzt wird. Auch der Teppichboden, der im Büro fest verklebt wird, kann sofort abgesetzt werden; der Perser im Chefbüro dagegen muss über fünf Jahre abgeschrieben werden – wenn er mehr als 500 € pro Quadratmeter kostet, sogar über 15.

Zu beachten ist außerdem, dass auch Wirtschaftsgüter unter 410 € nur dann sofort abgesetzt werden dürfen, wenn sie selbstständig nutzbar sind. Auch wenn das Kameragehäuse und das Objektiv einzeln jeweils weniger als 475,60 € (410 € zzgl. 19% MwSt.) gekostet haben, müssen sie zusammen über sieben Jahre abgeschrieben werden, da keines der Teile einzeln nutzbar ist. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs gilt das auch für Peripheriegeräte für den PC wie Drucker und Scanner. Von dieser Regel ausgenommen sind nur Multifunktionsgeräte, die – z.B. als Fax – auch als Stand-Alone-Gerät nutzbar wären, sowie "Trivialsoftware": Das Textverarbeitungsprogramm kann – ein Anschaffungspreis unter 475,60 € vorausgesetzt – als "geringwertiges Wirtschaftsgut" immer sofort vollabgesetzt werden.

Das Verfahren der Abschreibung funktioniert so, dass während der Nutzungsdauer jedes Jahr nur ein Teilbetrag des Kaufpreises – die fiktive Wertminderung – als Betriebsausgabe abgesetzt wird, so lange bis der Restwert Null ist. Dabei sind zwei Verfahren erlaubt:

  • Bei der linearen Abschreibung wird jedes Jahr der gleiche Prozentsatz (je nach Nutzungsdauer) des Kaufpreises als AfA angesetzt, bei einer Telefonanlage mit zehn Jahren Nutzungsdauer also je 10% des Kaufpreises. Im Kaufjahr muss seit 2004 "monatsgenau" abgeschrieben werden. Wird das Objekt also im Mai gekauft, bleiben noch acht Nutzungsmonate übrig – die Abschreibungsrate beträgt für dieses Jahr somit nur 8/12 der vollen Jahresrate..
  • Bei der degressiven Abschreibung wird jedes Jahr der gleiche Prozentsatz des Restwertes angesetzt. Hat die Telefonanlage z.B. 1.000 € gekostet, so kann man im ersten Jahr 20% von 1.000 = 200 € absetzen. Der Restwert beträgt dann noch 800 €, wovon man im zweiten Jahr wiederum 20%, also nur noch 160 € absetzen kann. Und so weiter. Lohnen tut sich das nur bei einer langen Nutzungsdauer: Der Prozentsatz für die degressive AfA darf zwar doppelt so hoch sein wie bei der linearen Abschreibung, aber nicht höher als 20%.

Für die AfA wird nur der Nettopreis berücksichtigt; die im Kaufpreis enthaltene Mehrwertsteuer gilt bei beiden Methoden im Anschaffungsjahr komplett als Betriebsausgabe. Die Ausnahme, dass für privat genutzte Dienstfahrzeuge nur die Hälfte der im Kaufpreis enthaltenen Mehrwertsteuer als Vorsteuer abziehbar ist, gilt ab dem 1.1.2004 nicht mehr (siehe Formular).

Die AfA-Regeln gelten für alle Wirtschaftsgüter, die mindestens zur Hälfte beruflich genutzt werden. Werden sie auch privat mitgenutzt, so muss ein angemessener privater Nutzungsanteil als Betriebseinnahme verbucht werden. Sind die Gegenstände allerdings üblicherweise "der privaten Lebensführung zuzurechnen", so werden sie als Betriebsausgabe erst mal gar nicht anerkannt. In diese Kategorie zählen dummerweise viele der von E-Lancern üblicherweise genutzten Geräte: Kameras, PCs, Video- und Audiogeräte, Pkws, Handies, Musikinstrumente. Bei ihnen gilt als Grundregel: Sie werden als Betriebsausgabe nur anerkannt, wenn eine private Mitnutzung so gut wie ausgeschlossen ist. Den Konzertflügel, den eine Musikschullehrerin zu Hause stehen hatte, durfte sie deshalb überhaupt nicht von der Steuer absetzen; einem hauptberuflichen Musiker wurde die Stereoanlage in seinem Arbeitszimmer nur deshalb als Betriebsausgabe anerkannt, weil er im Wohnzimmer noch eine zweite für den Privatgebrauch stehen hatte.

Weil diese Regel in der Praxis zu allzu großer Ungerechtigkeit führte, gibt es von ihr wieder drei Ausnahmen:

  • Die Kosten für einen privat mitgenutzten Pkw sind Betriebsausgaben; für die Berechnung des privaten Nutzungsanteils gibt es jedoch besondere Vorschriften.
  • Die Kosten für eine privat und beruflich genutzte Telefonanlage können ebenfalls nach dem jeweiligen Nutzungsanteil aufgeteilt werden.
  • Auch die Kosten für einen beruflich und privat genutzten PC dürfen aufgeteilt werden, wie der Bundesfinanzhof am 19.2.2004 entschieden hat:
    • Wird der PC nachweislich beruflich und privat genutzt, ohne dass die genauen Nutzungsanteile feststellbar sind, so können der private und der berufliche Kostenanteil zur Vereinfachung mit jeweils 50 Prozent angesetzt werden.
    • Soll für die berufliche Nutzung ein höherer Kostenanteil angesetzt werden, so muss er nachgewiesen oder zumindest glaubhaft gemacht werden.
    • Wird der PC zu mindestens 90 Prozent beruflich genutzt, so kann er vollständig als Arbeitsmittel abgeschrieben werden, ohne dass ein privater Nutzungsanteil abgezogen werden muss. Von einer solchen nahezu ausschließlich beruflichen Nutzung kann man immer ausgehen, wenn der PC in einem (vom Finanzamt anerkannten) Arbeitszimmer steht.

In meine Ausgabenpolitik darf mir das Finanzamt nicht hineinreden. Kann der Programmierer also nachweisen, dass er fünf PCs gekauft hat und alle fünf ausschließlich beruflich nutzt, dann muss das Finanzamt sie alle als Arbeitsmittel anerkennen. Das Argument "Drei würden auch genügen" gilt nicht.

 
8.1.2.3.  Ansparabschreibung

Seit einiger Zeit haben kleinere Betriebe die Möglichkeit, Geld für geplante Investitionen steuermindernd "anzusparen". Das funktioniert in der Theorie zum Beispiel so:

Für das Jahr 2006 plant ein freier Fotograf die Umstellung auf digitale Kameras. Erforderliche Investition: 30.000 €. Da er keinen Kredit aufnehmen will, legt er für die Anschaffung in beiden Vorjahren je 6.000 € zurück. Dieses Geld ist nach § 7g ESTG eine "Ansparabschreibung", die Bilanzpflichtige als Rücklage verbuchen. Wer seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, verbucht die Ansparbeträge in den Jahren 2004 und 2005 als Betriebsausgabe; im Jahr der Anschaffung muss er sie dann als Betriebseinnahme versteuern.

In der Praxis braucht man dieses Geld natürlich nicht wirklich zurückzulegen. Es handelt sich hier einfach um eine erlaubte Umbuchung, mit deren Hilfe Einnahmen um ein paar Jahre verschoben werden können, bevor sie versteuert werden müssen. Zudem lassen sich auf diese Weise Einnahmen aus besonders guten Jahren auf schlechtere Zeiten verschieben, wo sie dann gegebenenfalls einem geringeren Steuersatz unterliegen.

Möglich ist die Ansparabschreibung in folgenden Grenzen:

  • Es muss sich um einen Freiberufler oder einen Kleingewerbetreibenden handeln oder um einen Betrieb, dessen Betriebsvermögen im Jahr vor der Anschaffung höchstens 204.517 € betrug.
  • Wer eine solche Rücklage anlegen will, muss dem Finanzamt angeben, was er davon kaufen will. Dieses Objekt muss er dann spätestens zum Ende des zweiten (Existenzgründer: des fünften) Jahres nach Bildung der Rücklage anschaffen, im obigen Beispiel also zum 31.12.2006 bzw. 2009, und mindestens ein Jahr lang betrieblich nutzen.
  • Die Rücklage darf höchstens 40 Prozent des voraussichtlichen Kaufpreises und höchstens 154.000 €, bei Existenzgründern 307.000 € betragen.
  • Bildung und Auflösung der Rücklage müssen für das Finanzamt nachvollziehbar sein.

Wer die Rücklage jedoch nicht zum Kauf des angegebenen Objektes benutzt, wird bestraft. Er muss dann zum oben genannten Termin nicht nur die Rücklage, sondern zusätzlich noch fiktive Zinsen in Höhe von sechs Prozent für jedes volle Jahr, in dem die Rücklage bestanden hat, als Betriebseinnahme versteuern.

Existenzgründer sind von diesen fiktiven Zinsen befreit. Sie können die Ansparabschreibung also zur steuermindernden Gewinnverschiebung nutzen, auch wenn sie gar nicht vorhaben, die steuertechnische Rücklage für eine Investition zu verwenden. Als Existenzgründerinnen im Sinne dieser Regel gilt, wer zuvor fünf Jahre lang nicht selbstständig tätig war. Für ihn gilt die Sonderregelung dann bis zum sechsten Jahr seiner selbstständigen Tätigkeit (§ 7g, Abs. 7 EStG).

 
8.1.2.4.  Durchlaufende Posten

Ausgaben, die man für den Auftraggeber nur verauslagt, die also ausdrücklich zusätzlich zum Honorar erstattet werden – etwa für Materialaufwand oder Fahrkarten – lassen sich wahlweise auf zwei Arten verbuchen: Am besten, man verbucht die Kosten als Betriebsausgaben und die Kostenerstattung als Betriebseinnahme. Dann kann nichts schiefgehen. Man kann aber auch beides (als "durchlaufende Posten") aus der Steuererklärung herauslassen. In diesem Fall muss die Materialrechnung auf den Auftraggeber lauten (auf Fahrkarten steht ja ohnehin kein Empfänger drauf); eine Kopie der Belege sollte man sich sicherheitshalber aufheben!

Für die Höhe des Gewinns macht das keinen Unterschied, eventuell aber für die Umsatzsteuer: Wer die Vorsteuer nach Durchschnittssätzen berechnet, erhöht bei der ersten Variante seinen Umsatz und damit die (geldbringende) Vorsteuerpauschale. Die zweite Variante kann den Umsatz etwas drücken, wenn man z.B. die 17.500-€-Grenze nicht überschreiten will, um die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer nicht zu gefährden, oder die 61.356-€-Grenze, um das Recht zum Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen nicht zu verlieren.

In der Umsatzsteuererklärung selbst tauchen die durchlaufenden Posten ebenfalls nicht auf.

 

 

[ Letzte Änderung: 13. November 2006]
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