SteuernUmsatzsteuer
 

 
 

8.5.1.  Umsatzsteuererklärung und -voranmeldung

Die Umsatzsteuererklärung muss bis zum 31. Mai für das vorangegangene Jahr abgegeben werden. Die Steuerschuld muss im Gegensatz zur Einkommensteuer ohne Aufforderung durch das Finanzamt spätestens einen Monat nach Abgabe der Steuererklärung gezahlt werden. Einen Steuerbescheid gibt es in den meisten Fällen nicht!

Zusätzlich zur jährlichen Umsatzsteuererklärung müssen die meisten E-Lancer auch Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben, die so eine Art vorläufige Umsatzsteuererklärung darstellen. Solche Voranmeldungen werden verlangt,

  • vierteljährlich von allen, die im Vorjahr eine Umsatzsteuerschuld über 512 € hatten,
  • monatlich von allen, die im Vorjahr eine Umsatzsteuerschuld über 6.136 € hatten. (Aufforderung durch das Finanzamt abwarten!)

Außerdem müssen seit dem 1.1.2002 alle, die sich selbstständig gemacht oder ein neues Unternehmen gegründet haben, im Jahr der Gründung und im folgenden Jahr unabhängig vom Umsatz monatliche Umsaatzsteuervoranmeldungen abgeben.

Die Voranmeldung ist jeweils zehn Tage nach Ende des betreffenden Zeitraums abzugeben – für das 4. Quartal 2004 also bis zum 10. Januar 2005 – und zum gleichen Termin zu bezahlen. Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Anmeldungs- und Zahlungsfrist bis auf Widerruf um jeweils einen Monat, im obigen Fall also bis zum 10. Februar 2005. Dieser Antrag auf Dauerfristverlängerung ist auf einem besonderen Formular zu stellen, das das Finanzamt auf Anforderung zuschickt. Die erforderlichen Formulare bekommt man in der Regel ebenfalls unaufgefordert vom Finanzamt zugeschickt.

Seit dem 1.1.2005 muss die Umsatzsteuervoranmeldung online abgeben werden (und zwar ohne dass man noch eine Erklärung auf Papier hinterherschicken muss). Die offizielle Software dazu heißt ElsterFormular und kann auf www.elster.de heruntergeladen werden. Diese Software funktioniert allerdings vorerst nur unter Windows ab der Version W98. Wer mit einem anderen oder älteren Betriebssystem arbeitet, kann die Onlineversion ElsterOnline benutzen, für die man einfach nur einen Browser braucht. Beide Programme sind problemlos zu bedienen, da sie einfach das Papierformular auf dem Bildschirm abbilden. Vorab ist eine einmalige Anmeldung beim Finanzamt nötig – das entsprechende Formular ist in ElsterFormular und ElsterOnline ebenfalls enthalten. Voranmeldungen auf Papier werden vom Finanzamt – nach einer "Schonfrist" für das 1. Quartal 2005 – nur noch ausnahmsweise und auf Antrag akzeptiert.

Umsatzsteuererklärung und -voranmeldung enthalten in der Regel nur wenige Zeilen:

  • den Umsatz (netto), gegebenenfalls aufgegliedert nach verschiedenen Steuersätzen (0%, 7%, 19%),
  • die sich daraus errechnende Umsatzsteuer,
  • die abziehbare Vorsteuer (addiert aus der Buchhaltung),
  • den an das Finanzamt zu entrichtenden Betrag (Mehrwertsteuereinnahmen minus Vorsteuer).

 
8.5.1.1.  Mehrwertsteuersätze

Der normale Mehrwertsteuersatz für nahezu alle Lieferungen und Leistungen beträgt 19%. In einigen Fällen kann auch der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 7% angewandt werden – im Bereich von E-Lancern vor allem für

  • "die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben" (§ 12, Abs. 2, Nr. 7c Umsatzsteuergesetz – UStG).

Um die Auslegung dieser Bestimmung gibt es inzwischen schon wieder eine ganze Reihe von Detailregelungen. Danach können den ermäßigten Steuersatz auf jeden Fall anwenden

  • Online-Journalistinnen für alle Text- und Bildbeiträge,
  • Bildende Künstler, Musikerinnen, Filmer usw. für die Nutzungsrechte an ihren Werke,
  • Programmierer, Texter und Übersetzerinnen von Standard- und Lernsoftware, die "an einen unbestimmten Personenkreis" vertrieben wird,
  • Grafikerinnen und Web-Designer, sofern das betreffende Werk die Voraussetzungen für ein urheberrechtlich geschütztes Werk ("persönlich schöpferische Leistung") erfüllt. Der Entwurf eines Logos, das einem Unternehmen zur langjährigen Nutzung überlassen wird, dürfte diese Bedingung erfüllen, eine alltägliche Web-Seite, bei der lediglich die Vorstellungen des Auftraggebers in HTML-Code umgesetzt werden, in der Regel nicht.

Diese Regeln gelten ausdrücklich auch dann, wenn auf der Rechnung von Nutzungsrechten gar nicht die Regel ist. Nach den Umsatzsteuerrichtlinie 168 Abs. 23 gilt der ermäßigte Steuersatz immer dann, wenn der "bestimmungsgemäße Gebrauch" des gelieferten Werkes ohne Übertragung von Nutzungsrechten nicht möglich ist. Also: Wenn ein Softwareverlag ein Programm kauft, um es zu vertreiben, so ist dieser "bestimmungsgemäße Gebrauch" nur möglich, wenn der Programmierer ihm die Rechte dafür überträgt. Damit gilt für die Vergütung des Programmierers sogar dann, wenn auf seiner Rechnung lediglich steht "157 Programmierstunden à 70 €", der ermäßigte Steuersatz von 7%. Und zwar für die gesamte Vergütung: Den Versuch eines schlauen Finanzbeamten, die Vergütung eines Programmierers in eine "Erarbeitungsvergütung" zu 19% (damals noch 16%) und eine "Nutzungsvergütung" zu 7% aufzuteilen, hat der Bundesfinanzhof für unzulässig erklärt.

Ist der "bestimmungsgemäße Gebrauch" dagegen ohne Rechteübertragung möglich, z.B. weil die Software nur intern im Betrieb des Auftraggebers benutzt werden soll, so gilt der volle Steuersatz. Wer also für ein Unternehmen individuelle Software schreibt oder Standard-Software individuell anpasst, muss ebenso 19% Mehrwertsteuer erheben wie die Softwarehändlerin, die Standardsoftware verkauft. In diesen und anderen Fällen kann es also durchaus passieren, dass ein- und dieselbe Person Leistungen sowohl zu 7 also auch zu 19% erbringt.

Bevor jetzt jemand zu rechnen anfängt: Für die E-Lancerin macht es unter dem Strich überhaupt keinen Unterschied, ob sie 7 oder 19% erhebt. Sie darf immer nur ihre Vorsteuer behalten – der Rest geht an das Finanzamt. Bei 19% eben mehr.

Auch ihre kommerziellen Kunden und das Finanzamt gewinnen und verlieren unter dem Strich nicht einen Cent durch diese Entscheidung. Dennoch ist es den Finanzämtern keineswegs egal, wieviel Mehrwertsteuer jemand erhebt. Manche machen sogar Schwierigkeiten, wenn ein Web-Designer 19% verlangt hat, obwohl 7% ausgereicht hätten. Wenn es gut geht, führt das dann nur zu langen Briefwechseln und einem Ringtausch neuer Rechnungen. Aber auch das kann man sich sparen: Im Zweifelsfall einfach beim Finanzamt fragen.

 
8.5.1.2.  Mehrwertsteuereinnahmen

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, schlägt den jeweiligen Mehrwertsteuersatz bei jeder Rechnung auf das vereinbarte Nettohonorar auf. Bei Angeboten und Preisvergleichen im Geschäftsverkehr wird üblicherweise immer mit Nettobeträgen hantiert. Um Missverständnisse zu vermeiden, muss dennoch auf jedem Angebot und jedem Vertrag das Honorar mit dem Zusatz "zuzüglich ..% Mehrwertsteuer" versehen sein.

Endverbraucher können die Mehrwertsteuer nicht absetzen. Für sie macht es also einen erheblichen Unterschied, ob sich ein Preis netto, zuzüglich 7 oder zuzüglich 19% versteht. Darum sollte man hier immer den Endpreis nennen. In Prospekten und Internet-Shops, die sich an Endverbraucher wenden, ist das sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Wer Einnahmen "ohne" Mehrwertsteuer hat, muss aus ihnen die Mehrwertsteuer "herausrechnen". Öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten etwa drücken freien Mitarbeitern gern Verträge mit einem Endbetrag auf, in dem "alle eventuell fälligen Steuern bereits enthalten" sind – diese Sender sind nämlich von der Umsatzsteuer befreit und daher nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Auch wer seinen alten Computer privat "für 100 Euro" verkauft, muss diese Einnahme in der Buchhaltung als 84,03 € zzgl. 19% MwSt. verbuchen.

Mehrwertsteuer bei Verkäufen ins Ausland

Ob auch für Verkäufe ins Ausland Mehrwertsteuer erhoben werden muss, hängt von drei Faktoren ab: ob der Käufer Privatmann oder Unternehmer ist, ob er seinen Sitz innerhalb oder außerhalb der EU hat, und ob es sich um eine normale Ware bzw. Dienstleistung oder um eine Dienstleistung im Sinne von § 3a Abs. 4 UStG handelt:

  • Beim Verkauf von Waren in Länder außerhalb der EU braucht man nie Umsatzsteuer zu erheben, egal ob der Kunde Privatmann oder Unternehmer ist.
  • Beim Verkauf von Waren an Unternehmen innerhalb der EU braucht man keine Mehrwertsteuer zu erheben, wenn
    • der Kunde eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat und diese Nummer ebenso wie die Umsatzsteuer-ID des E-Lancers auf der Rechnung angegeben ist,
    • der E-Lancer diesen Umsatz mit der Umsatzsteuer-ID des Käufers in seiner Umsatzsteuervoranmeldung angibt (unter "Steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug / Innergemeinschaftliche Lieferungen") und
    • er den Umsatz zusätzlich vierteljährlich in einer "zusammenfassenden Meldung" dem Bundesamt für Finanzen meldet (Näheres dazu beim Bundesamt für Finanzen).
  • Beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Privatleute innerhalb der EU muss man immer Umsatzsteuer erheben, egal ob es sich um eine normale Exportlieferung oder eine besondere Dienstleistung handelt.
  • Einige Dienstleistungen an ausländische Unternehmen gelten als am Sitz des Kunden ausgeführt und sind damit in Deutschland "nicht steuerbar", d.h. sie unterliegen gar nicht den deutschen Steuergesetzen. In diesem Sinne ohne Mehrwertsteuer kann seine Rechnungen schreiben, wer ausländischen Unternehmen (innerhalb und außerhalb der EU)
    • Nutzungsrechte einräumt,
    • Übersetzungen anfertigt,
    • Informationen überlässt,
    • Software via Internet oder
    • Telekommunikationsdienstleistungen verkauft oder wer für sie
    • Werbung und Öffentlichkeitsarbeit oder
    • Datenverarbeitung macht.
    Dazu kommen noch einige weitere Leistungen außerhalb des E-Lancer-Bereichs – sie sind in § 3a Abs. 3 und 4 UStG vollständig aufgezählt.
  • Alle anderen Dienstleistungen, die der E-Lancer in Deutschland für Kunden innerhalb und außerhalb der EU erbringt, sind mehrwertsteuerpflichtig.

 
8.5.1.3.  Mehrwertsteuerausgaben ("Vorsteuer")

Von der so vereinnahmten Mehrwertsteuer kann die E-Lancerin die gesamte Mehrwertsteuer abziehen, die in ihren Betriebsausgaben enthalten ist und auf den etwas irreführenden Namen "Vorsteuer" hört. Nur der Rest geht an das Finanzamt – die Vorsteuer ist also, wie oben gezeigt, in vollem Umfang eine zusätzliche Einnahme.

Damit die Berechnung der Vorsteuer nicht allzu mühsam wird, sollte man schon in der Buchhaltung alle Ausgaben in zwei Spalten nach "Nettobetrag" und "Mehrwertsteuer" trennen – letztere am besten gleich noch getrennt nach den verschiedenen Mehrwertsteuersätzen. Der jeweilige Satz muss auf dem Beleg angegeben sein. Im Prinzip gilt:

  • Keine Mehrwertsteuer ist enthalten in (den meisten) Mieten, Briefmarken, Bankgebühren, Versicherungsprämien, Schadensersatzleistungen, internationalen Flugtickets, Gebühren für Fortbildungsveranstaltungen.
  • 7% Mehrwertsteuer sind enthalten im Kaufpreis von Büchern und Zeitschriften sowie in den Fahrtkosten im Nahverkehr – auch in Fahrkarten, auf denen weder ein Mehrwertsteuersatz noch eine Fahrtstrecke von über 50 km angegeben ist.
  • 19% Mehrwertsteuer sind in fast alle anderen Waren und Leistungen enthalten, die in der Buchhaltung von E-Lancern auftauchen. Bei größeren Anschaffungen, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen, wird die Mehrwertsteuer im Kaufjahr voll als Vorsteuer abgezogen; für die Abschreibung (AFA) wird dann jeweils nur noch der Nettopreis angesetzt.

Das einfache Prinzip "Die gesamte Vorsteuer ist abziehbar" ist seit einiger Zeit leider durch einige Sonderregelungen durchbrochen:

  • Nur zur Hälfte abziehbar ist die Vorsteuer, die in den Anschaffungs- und laufenden Kosten eines Dienstwagens enthalten ist, der zwischen dem 5.3.2000 und dem 31.12.2002 angeschafft wurde. Zum Ausgleich dafür braucht bei dem Betrag für die Privatnutzung des Pkw, der als Betriebseinnahme verbucht werden muss, keine Umsatzsteuer aufgeschlagen zu werden. Bei Pkws mit einem Kaufdatum vor dem 1.4.1999 oder nach dem 31.12.2003 ist die Vorsteuer voll abziehbar – dafür müssen auf 80 Prozent der Privatnutzung 19% Mehrwertsteuer aufgeschlagen werden. Für Pkw, die zwischen dem 1.4.1999 und dem 4.3.2000 oder im Jahre 2003 angeschafft wurden, besteht ein Wahlrecht.
  • Gar nicht mehr abziehbar ist die Vorsteuer, die enthalten ist in
  • Die Mehrwertsteuer, die auf Bewirtungsrechnungen ausgewiesen ist, kann dagegen in voller Höhe als Vorsteuer abgezogen werden (auch wenn der Rechnungsbetrag nur zu 70% als Betriebsausgabe anerkannt wird).

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist schließlich, dass die Vorsteuer auf der Rechnung oder Quittung ausgewiesen ist. Von dem Prinzip "Wo keine Mehrwertsteuer draufsteht, ist auch keine Mehrwertsteuer drin" gibt es nur eine Ausnahme: die Fahrscheine im öffentlichen Nahverkehr (siehe oben).

Vorsteuer bei Käufen im Ausland

Ausländische Umsatzsteuer kann in Deutschland generell nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Hat man sie einmal gezahlt, ist sie in der Regel verloren. Allerdings gibt es verschiedene Möglichkeiten, ausländische Umsatzsteuer zu vermeiden:

  • Importe aus Ländern außerhalb der EU sind normalerweise von der Umsatzsteuer des Ursprungslandes befreit. Wer als Unternehmer außerhalb der EU einkauft, muss allerdings in Deutschland Einfuhrumsatzsteuer zahlen, die vom Zoll erhoben wird. Die Einfuhrumsatzsteuer ist genauso hoch wie die normale deutsche Mehrwertsteuer und kann auch als Vorsteuer abgezogen werden.
  • Wer Waren in EU-Ländern kauft, braucht eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, damit der Verkäufer die Rechnung ohne ausländische Umsatzsteuer ausstellen kann. Der Käufer muss den Kauf jedoch in seiner Umsatzsteuervoranmeldung als "innergemeinschaftlichen Erwerb" angeben und darauf deutsche Mehrwertsteuer zahlen, die wiederum als Vorsteuer abziehbar ist.
  • Auf Dienstleistungen, die im Ausland erbracht werden, wird gegebenenfalls ausländische Umsatzsteuer fällig. Sie kann in Deutschland nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Handelt es sich dagegen um Dienstleistungen nach § 3a Abs. 3 und 4, so ist entweder gar keine oder deutsche Umsatzsteuer zu zahlen.

Wer Umsatzsteuer für Einkäufe im Ausland bezahlt hat oder z.B. auf Dienstreisen im Ausland Mehrwertsteuer auf Benzin, Maut und Ähnliches gezahlt hat, kann sie sich sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU eventuell zurückerstatten lassen. Ob und wie das geht, ist von Land zu Land verschieden. Eine Übersicht, in welchen Ländern die Umsatzsteuer für welche Waren erstattet wird, hat die IHK Bielefeld zum Download ins Netz gestellt; eine Übersicht der wichtigsten Umsatzsteuerregeln, Mindestbeträge und zuständigen Stellen für Erstattungen findet man zum Download beim Bundesamt für Finanzen.

 
8.5.1.4.  Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und zusammenfassende Meldung

Wer umsatzsteuerfreie Geschäfte mit Partnern im EU-Ausland machen will, benötigt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese Nummer erhält man gleich vom Finanzamt, wenn man auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung das entsprechende Kästchen ankreuzt. Wer erst später eine haben will, muss einen entsprechenden Brief oder Fax an das Bundesamt für Finanzen, Außenstelle Saarlouis, 66738 Saarlouis, Telefax 06831 456120 schicken; neuerdings kann der Antrag auch online gestellt werden. Die Umsatzsteuer-ID ist nicht identisch mit der Steuernummer!

Bei umsatzsteuerfreien Geschäften zwischen EU-Ländern muss die Umsatzsteuernummer sowohl des Käufers als auch des Verkäufers auf der Rechnung aufgeführt werden; der Verkäufer ist verpflichtet, die Gültigkeit der Umsatzsteuer-ID des Käufern zu überprüfen. Dies ist online beim Bundesamt für Finanzen (BfF) möglich.

Der Verkäufer muss seine derartigen Geschäfte in der Umsatzsteuervoranmeldung (unter "Steuerfreie Umsätze / innergemeinschaftliche Lieferungen") angeben und über sie außerdem vierteljährlich eine zusammenfassende Meldung beim BfF abgeben; eine genauere Anleitung und das amtliche Formular dazu findet man ebenfalls beim Bundesamt für Finanzen. Der Käufer gibt seine steuerfrei getätigten Einkäufe auf der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter "steuerfreie innergemeinschaftliche Erwerbe" an.

Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind, können sich den ganzen Salat natürlich sparen, der in diesem Kapitel beschrieben ist.

 
8.5.1.5.  Berechnung nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten?

Eine ähnliche Unterscheidung wie bei der Gewinnermittlung (Buchung nach Rechnungsdatum oder Geldeingang?) gibt es auch bei der Umsatzsteuer – allerdings mit anderen Grenzwerten.

Grundsätzlich muss die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten abgeführt werden. Das bedeutet: Die Umsatzsteuerschuld entsteht in dem Augenblick, in dem ich die Rechnung schreibe, und muss mit der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung beglichen werden. Wann der Kunde die Rechnung tatsächlich bezahlt, interessiert das Finanzamt nicht mehr.

Bezahlt der Kunde allerdings schon vor dem Rechnungsdatum, etwa wenn für ein größeres Projekt Abschlagszahlungen vereinbart sind, so entsteht die Umsatzsteuerschuld schon mit dem Geldeingang.

Dies ist eine extrem ungünstige Regelung, da hier ständig Geld an das Finanzamt abgeführt werden muss, das man noch gar nicht hat. Kleinere Unternehmen können deshalb die Berechnung der Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten beantragen. In diesem Fall muss die Umsatzsteuer erst abgeführt werden, wenn das Geld tatsächlich auf dem Geschäftskonto eingegangen ist. Für diesen Antrag genügt ein Kreuzchen bei der entsprechenden Frage auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den man zur Betriebseröffnung vom Finanzamt bekommt.

Möglich ist die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten für

  • alle Freiberufler,
  • alle Kleingewerbetreibenden, die keine doppelte Buchführung zu machen brauchen,
  • Unternehmen, deren letzter Jahresumsatz nicht über 125.000 € lag. In den neuen Ländern gilt bis Ende 2004 noch eine erhöhte Grenze von 500.000 €; bei neu gegründeten Unternehmen ist der geschätzte Umsatz im Eröffnungsjahr maßgeblich, gegebenenfalls auf 12 Monate hochgerechnet.

 
8.5.1.6.  Umsatzsteuer rückwirkend erheben

Gewerbliche Kunden sind in aller Regel bereit, Mehrwertsteuer auch rückwirkend für längst abgerechnete Entgelte zu zahlen – es kostet sie ja nichts, sie ziehen das wieder von ihrer Umsatzsteuerschuld ab.

Wer also aus irgendeinem Grund bisher keine Umsatzsteuer erhoben hat und aus irgendeinem Grund die Steuererklärung für das letzte oder gar das vorletzte Jahr noch nicht abgegeben hat, sollte auf der Stelle aktiv werden: Dem Finanzamt den Verzicht auf die Mehrwertsteuerbefreiung mitteilen, die entsprechenden Kunden um nachträgliche Überweisung der Mehrwertsteuer bitten (gegebenenfalls auch eine korrigierte Rechnung schreiben) und sich mit der so zurückgewonnenen Vorsteuer einen schönen Tag machen.

 
8.5.1.7.  Negative Umsatzsteuer?

Besonders bei Berufsanfängern kann sich am Jahresende schon mal eine "negative Steuerschuld" ergeben – selbst wenn sie für die Einkommensteuer Gewinn gemacht haben: Durch den sofortigen Abzug der gesamten Vorsteuer aus den Investitionen rutscht die Umsatzsteuererklärung ganz schnell ins Minus.

Das ist überhaupt kein Problem: Den Minusbetrag zahlt das Finanzamt sogar zurück, in Heller und Pfennig.

 

 

[ Letzte Änderung: 2. Oktober 2007]
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